Das aktuelle Urteil des OLG München vom 31.07.2024 markiert einen entscheidenden Wendepunkt im Umgang mit dienstlicher E-Mail-Kommunikation und personenbezogenen Daten. Es zeigt eindringlich, dass die Verwendung privater E-Mail-Adressen für berufliche Zwecke schwerwiegende datenschutzrechtliche und aufsichtsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Lohnsteuerhilfevereine arbeiten regelmäßig mit sensiblen personenbezogenen und steuerlichen Daten ihrer Mitglieder. Deshalb ist die ausschließliche Nutzung der vom Verein zur Verfügung gestellten E-Mail-Adressen nicht nur eine Frage guter Praxis, sondern eine zwingende Notwendigkeit, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Auflagen der Oberfinanzdirektion zu erfüllen.
Inhaltsverzeichnis
- Aktuelle Rechtsprechung bestätigt: Private Mailnutzung ist ein Risiko
- Was droht bei Verstößen?
- Warum die Vereinsadresse die sichere Wahl ist
- Halten Sie sich an die Vorgaben
- Fazit
- Technik-Tipp: Nutzung der E-Mail-Adresse über Roundcube oder in einem anderen E-Mail-Programm
Aktuelle Rechtsprechung bestätigt: Private Mailnutzung ist ein Risiko
Wer personenbezogene Daten wie Lohn-, Bank- und Steuerinformationen – über GMX, Gmail & Co. verschickt oder empfängt, verstößt gegen die DSGVO.
Was droht bei Verstößen?
- Datenschutzverstöße können mit hohen Bußgeldern geahndet werden – bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des Jahresumsatzes.
- Zivilrechtliche Haftung: Wer private Domains nutzt, über die der Verein keine Kontrolle hat, riskiert nicht nur den Verlust wichtiger Kommunikationsdaten. Im Schadensfall könnte der Versicherungsschutz verweigert werden.
- Aufsichtsrechtliche Konsequenzen: Die Oberfinanzdirektion prüft , ob Beratungsstellen unabhängig und organisatorisch sauber vom sonstigen Gewerbe getrennt arbeiten. Das haben Sie selbst der Aufsichtsbehörde so bestätigt. Die Nutzung einer privaten oder gewerblichen Mailadresse kann hier als Verstoß gegen die Zulassungsvoraussetzungen gewertet werden – im Extremfall droht die Schließung Ihrer Beratungsstelle.
Warum die Vereinsadresse die sichere Wahl ist
Unsere vereinseigenen E-Mail-Konten sind technisch und rechtlich so eingerichtet, dass:
- keine Daten ungewollt auf außereuropäischen Servern landen,
- keine automatisierten Analysen durch Drittanbieter erfolgen,
- die Sicherung und Backups der E-Mails gemäß den Aufbewahrungsvorschriften sichergestellt werden kann (bitte beachten Sie hierzu unseren Beitrag zur GoBD-Konformität)
- und der Verein bei Bedarf Zugriff auf die Kommunikation hat – z. B. bei Vertretung, Krankheit oder im Prüfungsfall.
Halten Sie sich an die Vorgaben
Nutzen Sie ausschließlich die vom Verein bereitgestellte E-Mail-Adresse für:
- die Kommunikation mit Mitgliedern,
- den Austausch mit Finanzbehörden,
- interne Vereinsangelegenheiten.
Vermeiden Sie unbedingt die Weiterleitung dienstlicher E-Mails an private Konten oder das Schreiben über eigene Domains – selbst dann, wenn es „praktischer“ erscheint.
Fazit
Die offizielle E-Mail-Adresse ist kein bürokratischer Zwang, sondern ein wichtiger Schutzmechanismus – für Sie, für unsere Mitglieder und für den gesamten Verein. Wir danken Ihnen, dass Sie sich an die Vorgaben halten und gemeinsam mit uns für eine sichere, professionelle und gesetzeskonforme Arbeitsweise sorgen.
Technik-Tipp: Nutzung der Vereins-E-Mailadresse über Roundcube oder in einem anderen E-Mail-Programm
Roundcube
Für die Nutzung über die Web-Oberfläche Roundcube loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten unter https://webmail.alh-webservice.de ein.
Sollten Ihnen ihr Passwort nicht mehr bekannt sein, senden Sie zur Anforderung bitte eine E-Mail an technik@altbayerischer.de. Wir stellen Ihnen das Passwort dann auf der Home-Seite im WebPortal zur Verfügung.
Outlook / Thunderbird
Für die Einrichtung Ihres Postfachs in einem E-Mail-Programm (z. B. Outlook oder Thunderbird) benötigen Sie folgende Daten:
- Benutzername:
Der Benutzername für Ihren E-Mail-Client ist Ihre, von uns vergebene, E-Mail-Adresse. - Passwort:
Das Passwort, welches Sie von uns erhalten haben. Bitte achten Sie hier auf Groß-/Kleinschreibung.
Sollten Ihnen ihr Passwort nicht mehr bekannt sein, senden Sie zur Anforderung bitte eine E-Mail an technik@altbayerischer.de. Wir stellen Ihnen das Passwort dann auf der Home-Seite im WebPortal zur Verfügung. - Posteingangsserver:
Server: server57.hosting-profi.de
Port: 993
Verschlüsselung: SSL - Postausgangsserver:
Server: server57.hosting-profi.de
Port: 25 oder 587
Verschlüsselung: STARTTLS oder TLS - IMAP-Pfad-Präfix:
Der IMAP-Pfad-Präfix lautet immer INBOX.
Beim E-Mail-Client Thunderbird wird diese Einstellung in der Regel automatisch gesetzt. - SMTP-Authentifizierung:
Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem E-Mail-Client die Authentifizierung für Ihren Postausgangsserver einschalten. Das bedeutet, dass Sie bitte für den Postausgang ebenfalls Benutzername und Passwort übergeben.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Technik-Hotline unter technik@altbayerischer.de und bitten um einen Fernwartungstermin.
