Der Verein übernimmt keine Haftung für GoBD-Konformität der E-Mail-Archivierung von Beratungsstellen.
Wir möchten nochmals darauf hinweisen, dass mit unserem E-Mail-Umzug auf ein neues Serversystem (Juli 2019) die Grundlage für die GoBD-Konformität der E-Mail-Archivierung aus Vereinssicht gelegt wurde (Achtung: nicht aus BST-Sicht!).
- ALH Webmail – Postfachgröße & -erweiterung
- Haftungsausschluss für GoBD-Konformität
- Fazit und Empfehlung für die Archivierung
ALH Webmail – Postfachgröße & -erweiterung
Grundsätzlich haben die vereinseigenen Mailboxen eine Postfachgröße von 2 GB. Wird diese Größe erreicht/überschritten können weder Mails über bzw. an dieses Postfach gesendet werden bis die Postfachgröße (z. B. durch Löschen von Mails) wieder unter 2 GB gesunken ist. Größere Postfächer sind auf Anfrage möglich. Die Kosten betragen monatlich 5 € für 5 GB Postfachgröße bzw. 10 € für 10 GB zzgl. gesetzl. USt.
Haftungsausschluss für GoBD-Konformität
Der Verein übernimmt aber – unabhängig von der Postfachgröße und Bepreisung – keine Haftung für GoBD-Konformität der E-Mail-Archivierung von Beratungsstellen.
Der Haftungsausschluss gilt u.a. auch deshalb, weil geschäftsrelevante Vorgänge, welche über eine andere als die Vereins-E-Mail-Adresse getätigt werden, nicht im Zugriffsbereich der Hauptverwaltung sind. Die Voraussetzungen für die GoBD-Konformität der E-Mail-Archivierung, nämlich u.a. die Unveränderbarkeit und Protokollierung der Archivierung, ist durch ein reines Postfach nicht gegeben. Dafür sind entsprechende Archivierungslösungen notwendig wie z. B. Mailstore. Mit diesen Lösungen werden Kopien erzeugt und unveränderbar archiviert. Vorgenommene Änderungen werden protokolliert. Ein Steuerprüfer könnte anhand der signierten Mail-Protokollierung sehen, ob Daten verändert wurden. Auch für die Verwendung eines Exchange-Servers oder Office-365 ist nach unserem Kenntnisstand aus GoBD-Sicht eine Archivierungslösung notwendig.
Fazit und Empfehlung für die Archivierung
Ein Postfach ist aus GoBD-Sicht weder ein Archiv noch ein geeigneter „Aufbewahrungsort“ für E-Mail-Kommunikation. Daher sollten ältere E-Mails regelmäßig gesichert und anschließend aus dem Postfach entfernt werden.
Wir empfehlen ein professionelles Archivierungsprogramm wie z. B. Mailstore.
Das Programm Mailstore muss einmalig eingerichtet werden. Die aktuellen Preise können Sie direkt der Website des Herstellers entnehmen.
Weitere Infos zum Thema E-Mail-Archivierung finden Sie hier:
https://www.mailstore.com/de/blog/2018/07/25/5-irrtumer-uber-e-mail-archivierung/
