In der letzten Zeit sind vermehrt Fälle aufgetreten, bei denen in der Vollmachtsdatenbank elektronisch eine Vollmacht hinterlegt ist, diese Vollmacht aber bei den Finanzämtern nicht in den Grunddaten des Steuerfalles eingearbeitet war. Dies führte dazu, dass Steuerbescheide nicht an den bevollmächtigten Berater, sondern an deren Mandanten bekanntgegeben wurden.
Ursache hierfür ist, dass die Vollmachten nur unter der Bundesfinanzamtsnummer bzw. nur mit der steuerlichen Identifikationsnummer und ohne Steuernummer übermittelt wurden. Dies liegt in der Regel daran, dass im Zeitpunkt der Vollmachtserteilung noch keine Steuernummern bekannt sind bzw. dass die Vollmachtgeber noch nicht steuerlich geführt werden. Folglich können der Vollmacht keine Steuernummern beigefügt werden. Werden im Vollmachtsdatensatz nicht sämtliche Steuernummern des Vollmachtgebers angegeben, kann dies ebenfalls bei zu erteilenden Verwaltungsakten unter der nicht mitgeteilten Steuernummer zur unmittelbaren Bekanntgabe an den Mandanten führen.
Derzeit ist der EDV-technische Ablauf noch so ausgestaltet, dass in der Datenbank hinterlegte Vollmachten ohne Steuernummern den zuständigen Bearbeitern nur dann automatisch angezeigt werden, wenn eine Neuaufnahme des Steuerfalles erfolgt. In allen anderen Fällen ist für das Finanzamt nicht ersichtlich, dass eine Vollmacht hinterlegt wurde.
Eine wirksame Bekanntgabe liegt im Interesse der steuerlichen Vertreter, wie auch im Interesse der Finanzverwaltung. Bis zu einer geplanten technischen Umstellung lässt sich das Problem nur vermeiden, wenn Lohnsteuerhilfevereine sämtliche bekannte Steuernummern in den Vollmachtsdatensatz eintragen. Sobald eine neue Steuernummer bekannt wird, deren Verknüpfung zur Vollmachtsdatenbank möglicherweise noch nicht durch das Finanzamt hergestellt wurde, ist diese im Datensatz zu ergänzen und per Update-Lieferung zu übermitteln.
Die Übermittlung von Vollmachten lediglich mit einer Bundesfinanzamtsnummer ist nur für die Fälle vorgesehen, in denen noch keine Steuernummer vergeben wurde.
Wurde die Vollmacht mit einer Bundesfinanzamtsnummer übermittelt, die außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der bayerischen Finanzämter liegt, können diese Vollmachten derzeit nicht mit in die Suche eingebunden werden. Die bundeslandübergreifende Suche nach Vollmachten wird voraussichtlich ab 2026 ermöglicht. Leider kann noch kein genauer Zeitpunkt genannt werden. Bis dahin ist darauf zu achten, dass insbesondere bei Mandanten, die bisher nicht steuerlich erfasst sind, die zutreffende Bundesfinanzamtsnummer für das voraussichtlich zuständige Finanzamt angegeben wird.
Auszug aus dem BVL-Verbandsrundschreiben 05/2025 vom 24. Juli 2025
