Die Kleinunternehmer-Regelung ist einfach: es fällt keine Umsatzsteuer an. Was müssen Sie aber als Beratungsstellenleiter:in beachten, wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln (müssen)?
Inhaltsverzeichnis
Handlungsbedarf beim Wechsel zur Regelbesteuerung
Unternehmer:innen gelten automatisch als Kleinunternehmer:in, sofern die Voraussetzung des § 19 UStG erfüllt ist. Auf Antrag kann allerdings auf die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung verzichtet werden.
Wechsel zum 01.01. des Folgejahres
Stellen Sie fest, dass die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung ab dem nächsten Jahr nicht mehr erfüllt sind oder Sie möchten selbst zur Regelbesteuerung wechseln, dann melden Sie sich bitte frühzeitig, bis spätestens 22.12. des laufenden Kalenderjahres, mit folgendem Formular bei Frau Traunthaler, c.traunthaler@aktuell-verein.de.
Dezember-Buchungen bis 10.01.
Bitte erfassen Sie alle Dezember-Mitgliedsbeiträge, die Sie bis zum 31.12. erhalten haben, bis spätestens 10.01. und schicken Sie die Abrechnung an Frau Traunthaler.
- Januar-Buchungen erst nach Umstellung
Mitgliedsbeiträge, die Sie ab dem 01.01. erhalten haben, verbuchen Sie bitte erst, wenn die Umstellung erfolgt ist.
Wenn die Abrechnung an uns versandt wurde, schreiben Sie uns gerne zusätzlich eine E-Mail, sodass wir die Umstellung schnellstmöglich durchführen können. Wir melden uns bei Ihnen, sobald Sie die Buchungen für das neue Jahr erfassen können.
Rückwirkender (unterjähriger) Wechsel zum 01.01.
Haben Sie übersehen, dass Sie die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung nicht mehr erfüllen oder Sie überschreiten ab 01.01.2025 im laufenden Kalenderjahr den Gesamtumsatz von 100.000 Euro? Hat Sie das Finanzamt ggf. unterjährig aufgefordert, für das laufende Jahr die Regelbesteuerung anzuwenden? Dann bitten wir Sie, wie folgt vorzugehen:
Bitte senden Sie folgendes Formular an die Hauptverwaltung an Frau Traunthaler, c.traunthaler@aktuell-verein.de.
- Bitte erfassen Sie keine weiteren Buchungen (auch keine VGD’s), solange Sie nicht die Information seitens der Hauptverwaltung erhalten haben, dass der Wechsel erfolgt ist.
Besteuerungszeitraum ab 01.01.2025
Ab dem 01.01.2025 wird die Kleinunternehmer-Regelung in der EU harmonisiert. Anwendbar ist die Kleinunternehmerregelung, wenn der Gesamtumsatz
- im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat und
- im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro beträgt.
Maßgeblich ist gem. § 19 Abs. 2 UStG der sogenannte Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten (= IST-Besteuerung ohne der darauf entfallenden Umsatzteuer, d. h. der Netto-IST-Gesamtumsatz).
Prüfung der Grenzen
Wenn der Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro betrug, sind im darauffolgenden Jahr die Bedingungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erfüllt. Eine Schätzung des Umsatzes für das folgende Kalenderjahr ist dann nicht mehr nötig.
Sollte der/die Kleinunternehmer:in jedoch im laufenden Jahr die Umsatzgrenze von 100.000 Euro überschreiten, entfällt ab diesem Zeitpunkt die Berechtigung zur Kleinunternehmerbesteuerung. Bis zu dieser Grenze bleiben alle bis dahin erzielten Umsätze steuerfrei.
Dadurch kann es im Laufe des Jahres zu einem Wechsel der Besteuerungsform kommen, weshalb der Gesamtumsatz regelmäßig überwacht werden muss.
Die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung liegen nicht mehr vor.
Die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung liegen für das anschließende Jahr vor.
Es muss keine Schätzung erfolgen, ob die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr überschritten wird.
Achtung: Unterjähriger Wegfall der Kleinunternehmer-Regelung
Überschreitet der Unternehmer im laufenden Jahr die Gesamtumsatzgrenze von 100.000 Euro, entfällt die Kleinunternehmer-Regelung ab dem Zeitpunkt Überschreitung. Es kann unterjährig zu einer Änderung der Besteuerungsform kommen.
Die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung liegen zu Beginn des Jahres vor. Die Kleinunternehmer-Regelung entfällt jedoch ab dem Zeitpunkt (der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird) der Überschreitung der 100.000 Euro-Grenze.
Beispiel:
Beratungsstellenleiterin A hat im Kalenderjahr 2025 einen Gesamtumsatz in Höhe von 24.000 Euro erzielt. Im Jahr 2026 hat A ihr Business ausgebaut und bereits am 10.05.2026 die Gesamtumsatzgrenze von 100.000 Euro überschritten.
Zu Beginn des Jahres 2026 ist die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung möglich. Ab 10.05.2026 überschreitet A die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, insofern ist die Kleinunternehmer-Regelung ab diesem Zeitpunkt nicht weiter anwendbar. A gilt für den Zeitraum vom 01.01.2026 bis 09.05.2026 als Kleinunternehmerin, ab 10.05.2026 als Regelbesteuerin.
Berechnung des Gesamtumsatzes
Der maßgebliche Gesamtumsatz bestimmt sich nach § 19 Abs. 2 UStG. Es ist vom steuerbaren Umsatz nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG auszugehen. Einzubeziehen sind auch unentgeltliche Wertabgaben, beispielsweise für die Nutzung von Fahrzeugen zu unternehmensfremden Zwecken, wenn diese zum teilweisen oder vollen Vorsteuerabzug berechtigt haben, nicht aber, wenn die Privatnutzung nicht steuerbar ist.
Wichtig:
Ab dem 01.01.2025 wird auf den maßgeblichen Gesamtumsatz ohne Hinzurechnung einer Umsatzsteuer abgestellt.
Achtung:
Umsatzsteuerlich gelten Sie als ein:e Unternehmer:in – das heißt, üben Sie neben der Tätigkeit als Beratungsstellenleiter:in noch eine weitere Tätigkeit aus (z. B. Buchhaltung, Lohnbüro etc.), sind diese Umsätze ebenfalls einzubeziehen.
Der Hauptverwaltungs-Anteil stellt einen durchlaufenden Posten dar, da dieser in fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt wird. Der durchlaufende Posten zählt nicht zum Entgelt, das heißt, er ist nicht bei der Bemessungsgrundlage einzubeziehen (§ 10 Abs. 1 S. 5 UStG).
Berechnung des Gesamtumsatzes bei Neugründung
Wird die unternehmerische Tätigkeit erst im laufenden Jahr begonnen, ist allein entscheidend, ob im laufenden Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 25.000 Euro überschritten wird. Die Grenze von 100.000 Euro ist nicht maßgebend.
Die unterjährige Überschreitung der Grenze von 25.000 Euro im Neugründungsjahr, führt zur unterjährigen Anwendung der Regelbesteuerung. Die bis zum Zeitpunkt der Überschreitung ausgeführten Umsätze bleiben steuerfrei.
Rechtsfolgen der Kleinunternehmer-Regelung
Besteuerungszeitraum bis 31.12.2024
Anwendbar ist die Kleinunternehmer-Regelung, wenn der Gesamtumsatz
- im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen hat und
- im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.
Maßgeblich ist gem. § 19 Abs. 3 UStG der sogenannte Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten (= IST-Besteuerung zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzteuer, d. h. der Brutto-IST-Gesamtumsatz).
Prüfung der Grenzen
Die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung liegen nicht mehr vor.
Es muss anhand einer Schätzung geprüft werden (auf Grundlage der zu Beginn des Kalenderjahres maßgebenden Verhältnisse), ob die Grenze von 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr überschritten wird.
Achtung: Kein rückwirkender Wegfall der Kleinunternehmer-Regelung
Schätzt der Unternehmer für das laufende Kalenderjahr seinen Gesamtumsatz von weniger als 50.000 Euro, überschreitet aber dann im laufenden Kalenderjahr tatsächlich die Grenze, entfällt die Kleinunternehmer-Regelung nicht nachträglich.
Beispiel:
Beratungsstellenleiterin A hat im Kalenderjahr 2022 einen Gesamtumsatz in Höhe von 20.000 Euro erzielt. Aufgrund der Schätzung geht A davon aus, dass im Kalenderjahr 2023 ein Gesamtumsatz von 35.000 Euro erzielt wird. Am Ende des Kalenderjahres 2023 stellt A fest, dass der Gesamtumsatz tatsächlich 51.000 Euro beträgt.
Zu Beginn des Jahres 2023 hat A eine sachgerechte Schätzung vorgenommen. Zulässigerweise erfolgte die Besteuerung als Kleinunternehmer im Jahr 2023. Im Jahr 2023 ist die Kleinunternehmer-Regelung weiterhin anwendbar und die Umsätze müssen nicht nachversteuert werden. Im Kalenderjahr 2024 muss A aber zwingend die Regelbesteuerung anwenden, da aus Sicht des Kalenderjahres 2024 im vorangegangenen Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten wurde.
Berechnung des Gesamtumsatzes
Der maßgebliche Gesamtumsatz bestimmt sich nach § 19 Abs. 3 UStG. Es ist vom steuerbaren Umsatz nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG auszugehen. Einzubeziehen sind auch unentgeltliche Wertabgaben, beispielsweise für die Nutzung von Fahrzeugen zu unternehmensfremden Zwecken, wenn diese zum teilweisen oder vollen Vorsteuerabzug berechtigt haben, nicht aber, wenn die Privatnutzung nicht steuerbar ist.
Achtung:
Umsatzsteuerlich gelten Sie als ein:e Unternehmer:in – das heißt, üben Sie neben der Tätigkeit als Beratungsstellenleiter:in noch eine weitere Tätigkeit aus (z. B. Buchhaltung, Lohnbüro etc.), sind diese Umsätze ebenfalls einzubeziehen.
Der Hauptverwaltungs-Anteil stellt einen durchlaufenden Posten dar, da dieser in fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt wird. Der durchlaufende Posten zählt nicht zum Entgelt, das heißt, er ist nicht bei der Bemessungsgrundlage einzubeziehen (§ 10 Abs. 1 S. 5 UStG).
Die Buchungen werden in der Praxis von den Beratungsstellenleiter:innen unterschiedlich gehandhabt: mit durchlaufenden Posten oder ohne durchlaufenden Posten.
Unerheblich ist, ob mit oder ohne durchlaufenden Posten gebucht wird. Der durchlaufende Posten zählt nicht zum Entgelt (BMF v. 11.01.2023 – Z III C 2 – S 7200/19/10004 :005).
| Berechnungsbeispiel | |
| MG-Beitrag in Höhe des Beratungsstellenanteils (= Bruttoumsatz) | 646,72 € |
| = Umsatz i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG | 646,72 € |
Die steuerbaren Umsätze sind umsatzsteuerlich als Nettoumsätze definiert. Deshalb muss grundsätzlich aus den Beträgen die Umsatzsteuer von 19 % herausgerechnet und als letzten Schritt wieder hinzugerechnet werden. Vereinfacht kann aber auch – wenn keine Entnahmen, steuerfreien Umsätze etc. – der Bruttoumsatz herangezogen werden.
| Berechnungsbeispiel | |
| MG-Beitrag in Höhe des Beratungsstellenanteils | 182,18 € |
| = Umsatz i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG | 182,18 € |
Die steuerbaren Umsätze sind umsatzsteuerlich als Nettoumsätze definiert. Deshalb muss grundsätzlich aus den Beträgen die Umsatzsteuer von 19 % herausgerechnet und als letzten Schritt wieder hinzugerechnet werden. Vereinfacht kann aber auch – wenn keine Entnahmen, steuerfreien Umsätze etc. – der Bruttoumsatz herangezogen werden.
Berechnung des Gesamtumsatzes bei Neugründung
Wird die unternehmerische Tätigkeit erst im laufenden Jahr begonnen, ist allein entscheidend, ob im laufenden Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro voraussichtlich überschritten wird. Die Grenze von 50.000 Euro ist nicht maßgebend.
Es ist der voraussichtliche Umsatz des laufenden Jahres in einen voraussichtlichen Jahresumsatz hochzurechnen und zu prüfen, ob der voraussichtliche, hochgerechnete Gesamtumsatz nicht mehr als 22.000 Euro beträgt (§ 19 Abs. 3 S. 3 UStG).
Achtung: Die Grenze von 22.000 Euro ist eine Jahresgrenze. Bei unterjähriger Neugründung ist die Umsatzgrenze von 22.000 Euro entsprechend zu Zwölfteln. Angefangene Kalendermonate sind als volle Kalendermonate zu berücksichtigen. Eine Umrechnung nach Tagen darf herangezogen werden, wenn diese zu einem geringeren Gesamtumsatz führt.
Beispiel:
Beratungsstellenleiter B beginnt am 05.05.2023 ihre Tätigkeit. Im Rahmen einer Schätzung geht B davon aus, dass im Jahr 2023 voraussichtlich ein Umsatz in Höhe von 10.000 Euro erzielt wird. Auf das Kalenderjahr 2023 hochgerechnet ergibt sich ein Gesamtumsatz von 15.000 Euro (10.000 Euro / 8 Monate x 12 Monate). Die Kleinunternehmerbesteuerung kann in Anspruch genommen werden.
Im zweiten Jahr nach der Gründung muss geprüft werden, ob im vorangegangenen Jahr die Grenze von 22.000 Euro nicht überschritten wird. Dabei sind die tatsächlich im ersten Kalenderjahr entstandenen Umsätze auf einen Jahresumsatz hochzurechnen.
Beispiel:
Beratungsstellenleiter B hat die Tätigkeit im Jahr 2023 begonnen und Umsätze in Höhe von voraussichtlich 15.000 Euro geschätzt. Tatsächlich hat B für Mai bis Dezember einen Gesamtumsatz von 20.000 Euro erzielt. Bei der Prüfung im Jahr 2023, ob die Kleinunternehmer-Regelung weiterhin anwendbar ist, muss auf einen Jahresumsatz hochgerechnet werden: es ergibt sich ein Gesamtumsatz von 30.000 Euro und überschreitet die Grenze vom vorangegangenen Jahr 2023 in Höhe von 22.000 Euro. Im Jahr 2024 kann die Kleinunternehmer-Regelung nicht angewendet werden.
Rechtsfolgen der Kleinunternehmer-Regelung
- Empfehlung
Zu empfehlen ist für eine Tätigkeit als Beratungsstellenleiter:in in der Regel stets die Regelbesteuerung. Sie haben regelmäßig Betriebsausgaben (bspw. Papier, Drucker etc.) mit Vorsteuerabzugsberechtigung, welche bei der Kleinunternehmer-Regelung nicht vorgenommen werden kann.
