Die Vollmachtsdatenbank ist mittlerweile nicht mehr aus dem Beratungsalltag wegzudenken. Neben den elementaren Vorteilen ist ein unerfreulicher Automatismus aufgetaucht: Wird eine Vollmacht gelöscht, weil das Mitglied die Beratungsstelle gewechselt hat, so entfällt automatisch die steuerliche Vertretung. Dadurch kann es zu unerwünschten Mahnungen vom Finanzamt für die Mitglieder kommen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das vermeiden können.
Inhaltsverzeichnis
- Problematik: Steuerliche Vertretung entfällt
- Was ist zu tun, um Verspätungszuschläge bzw. Zwangsgelder zu vermeiden?
Problematik: Steuerliche Vertretung entfällt
Problematik: Steuerliche Vertretung entfällt
Durch die Umstellung auf die Vollmachtsdatenbank treten plötzlich neue Automatismen zu Tage, die in der Art und Weise sicher nicht so gewollt waren.
Ausgangssituation: Vollmacht wird gelöscht
Fall 1: Ein MG wechselt von Beratungsstelle 1 zu Beratungsstelle 2
Damit die neue Beratungsstelle 2 nun Daten über die VDB abrufen kann, muss die abgebende Beratungsstelle 1 ihre Vollmacht löschen. Dazu fordern wir auch per Workflow im WebPortal explizit auf.
Fall 2: Eine Beratungsstelle wird geschlossen.
Die zuständige Aufsichtsbehörde löscht mit der Schließung nun automatisch alle Vollmachten!
Konsequenz: Mitglied erhält Mahnung
Mit der Löschung der Vollmacht entfällt das Kennzeichen für die steuerliche Vertretung. Das führt dazu, dass die automatische Fristverlängerung (derzeit VZ 2023 bis bis 02.06.2025) entfällt. Somit gilt wieder die Abgabepflicht bis 02.09.2024 und es ergeht, sofern der Termin überschritten ist, eine Erinnerung zur Abgabe der Einkommensteuerklärung an das Mitglied.
Was ist zu tun, um Verspätungszuschläge bzw. Zwangsgelder zu vermeiden?
Sie sollten nun umgehend von dem betroffenen Mitglied eine neue Vollmacht einholen und in der VDB hinterlegen (per Elster online oder ESt-Plus).
Die Festsetzung eines Verspätungszuschlags erfolgt nur dann, wenn die Erklärung tatsächlich verspätet abgegeben wird. Wird nach der gesetzlichen Abgabefrist für nicht vertretene Personen eine Vollmacht eingereicht und erfolgreich im Steuerkonto eingearbeitet, so greift die erweiterte Abgabefrist für Vertretene. Wird die Erklärung innerhalb dieser Frist abgegeben, so besteht keine Grundlage für die Festsetzung eines Verspätungszuschlags, eine Festsetzung im Steuerbescheid unterbleibt.
Zwangsgeld wurde angedroht: Vollmacht übermitteln
Wenn das Zwangsgeldverfahren bereits eingeleitet (Erinnerung/Zwangsgeldandrohung) wurde, ist es bis zur Festsetzung eines Zwangsgeldes ebenfalls ausreichend, die Vollmacht für das Mitglied zu übermitteln. Nach Einarbeitung der Vollmacht in das Steuerkonto greift auch hier wieder die erweiterte Abgabefrist für Vertretene und die Zwangsgeldmaßnahmen werden nicht weiterverfolgt.
Zwangsgeld wurde festgesetzt: Vollmacht + Mitteilung/Einspruch
Wenn ein Zwangsgeld bereits festgesetzt worden ist, ist zusätzlich zur Übermittlung der Vollmacht eine Mitteilung an das Finanzamt zu fertigen. Hier kann auf Grundlage der neuen Vollmacht Einspruch gegen das Zwangsgeld eingelegt werden. Ggf. reicht hier auch eine Mitteilung aus, dass mittlerweile eine Vollmacht besteht, um das Zwangsgeld zurückzunehmen oder zu widerrufen. Eine automatische Rücknahme des Zwangsgeldes erfolgt durch eine übermittelte Vollmacht in diesem Falle nicht.
Vollmacht muss immer Steuernummer enthalten – auch bei Neumitgliedern
Wichtig für all diese Konstellationen ist, dass die Vollmacht die Steuernummer des Mitglieds enthält. Andernfalls kann keine automatische Einarbeitung in das Steuerkonto erfolgen, die erweiterte Abgabefrist greift nicht und die Zwangsgeldmaßnahmen werden fortgesetzt.
Dies gilt entsprechend auch für Neumitglieder, die ggf. bereits an die Abgabe einer Einkommensteuererklärung erinnert wurden bzw. bei denen weitere Maßnahmen eingeleitet wurden. Aber auch hier ist die Übermittlung der Vollmacht mit Steuernummer notwendig, um die erweiterte Abgabefrist zu erlangen.
Quelle: Koordinierungsstelle ADLER / Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main
