Titel: Vorlage | Musterhandakte V26-1
Beschreibung:
Schlagwörter: V26-1 Nachfolgend finden Sie • Praxistipps für vertragskonforme schlanke Aktenführung sowie • eine Musterhandakte als Beispiel. Arrow-Circle-Right Fazit Aufgrund der eingangs geschilderten Haftungsproblematik sind die Mitgliederakten von elementarer Bedeutung für den Verein. Dementsprechend konsequent wird der Verein auf die vollständige Herausgabe sämtlicher Mitgliederakten bestehen und seine vertraglichen Ansprüche durchsetzen. Wir bitten deshalb um kollegiale Kooperation und fristgerechte Übersendung bei Beendigung der Tätigkeit. ballot Vertragsauszüge - Beratungsstellenvertrag Aktenführung: (…) Der/Die BSTL wird für jedes Mitglied eine Steuerakte anlegen, die mit ihrer Entstehung in das Eigentum des Vereins übergeht. Es reicht nicht aus, Steuerfälle als Dateien abzuspeichern. (…) Pflichtbestandteile der Mitgliederakte: • Steuerbescheid • Steuerberechnung • Steuererklärung • Anlagen • Notwendiger Schriftverkehr • Vollständigkeitserklärung • Identifizierung Mitglied(er) • Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen Aufbewahrungsfrist 10 Jahre: Die Akten von Mitgliedern sind (gem. § 26 Abs. 4 StBerG) zehn Jahre aufzubewahren. Vertragsstrafe 50 € pro Akte: Der/Die BSTL haftet mit 50 € Vertragsstrafe für jede nicht vollständig oder ordnungsgemäß geführte Mitgliederakte; hierunter fällt insbesondere die schuldhafte Verletzung der Herausgabepflicht nach Beendigung des Vertrages innerhalb einer Woche des Beratungsstellenvertrages. LIGHTBULB-ON Warum Mitgliederakten? Unabhängig davon, wie lange ein:e Beratungsstellenleiter:in tätig ist, besteht das haftungsrechtliche Vertragsverhältnis immer zwischen dem Mitglied und dem Verein. Neben der Abwehr von Schadensersatzansprüchen kann eine ordnungsgemäß geführte Handakte auch den oder die Beratungsstellenleiter:in davor bewahren, dass eventuell mögliche Ansprüche der Finanzbehörden bei Steuerhinterziehungs- oder Steuerverkürzungsdelikten gegen ihn oder sie durchgesetzt werden können. Häufig werden nämlich Mitglieder nicht davor zurückschrecken, den oder die Berater:in als „Schuldige:n“ zu benennen, Einnahmen oder Ausgaben im Rahmen der Einkommensteuererklärung bisher nicht oder nicht in voller Höhe erklärt zu haben. Folder Papierform Pro Mitglied ist deshalb eine Akte in Papierform anzulegen. Eine Datensicherung wird zusätzlich empfohlen, reicht aber nicht aus. Cloud-Download-Alt Digitale-Akte (nur mit Zusatzvereinbarung und Freigabe) Es besteht die Möglichkeit einer digitalen Mitgliederakte und somit einhergehend die Entbindung von der vertraglich vereinbarten Pflicht zur Handaktenführung. VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 1 V26-1 Praxistipps für vertragskonforme schlanke Aktenführung Pro Mitglied ist eine Akte in Papierform anzulegen. Eine Datensicherung der Steuerfälle und der digitalisierten Belege wird zusätzlich empfohlen, ersetzt aber nicht die Handaktenführungspflicht. Alternativ besteht die Möglichkeit einer digitalen Mitgliederakte (nur mit Zusatzvereinbarung und Freigabe). Die Mitgliederakte muss für jeden VZ einzeln enthalten: • Vollständigkeitserklärung (bei Ehepaaren von beiden zu unterschreiben) • Steuererklärung (4 Seiten auf einem Blatt + Duplex) + Berechnung (2 Seiten auf einem Blatt) Steuersoft - ESt-PLUS: Steuererklärung: Protokolldruck Arrow-Circle-Right Strg + P Berechnung Arrow-Circle-Right F8 Buhl Data - Tax Business: • Kopie des Bescheides Arrow-Circle-Right falls Abweichung von Berechnung oder wichtige Erläuterungen Arrow-Circle-Right falls Übereinstimmung reicht Notiz „OK + Bescheiddatum“ (auf Berechnung ohne Bescheidkopie) • Anlagen soweit im Elsterprotokoll darauf verwiesen wird oder falls erklärungsbedürftig nach eigenem Ermessen • relevante Aktennotizen mit Mitglied oder Finanzamt mit Gesprächspartner:in, Datum und Uhrzeit • Belege überwiegend scannen und sichern, nicht kopieren falls nicht erklärungsbedürftig VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 17.07.2025 zu versteuerndes Einkommen Euro 73.038 Berechnung der Einkommensteuer zu versteuern nach SPLITTING-TABELLE 73.038 Steuer nach SPLITTING-TABELLE 12.716 tarifliche Einkommensteuer 12.716 + Anspruch auf Kindergeld 3.000 festzusetzende Einkommensteuer Euro 15.716 Berechnung des Solidaritätszuschlages Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - Bemessungsgrundlage für Solidaritätszuschlag 9.838 Solidaritätszuschlag Euro 0,00 Berechnung der Kirchensteuer Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - BMG für Kirchensteuer 9.838 auf den Kirchenangehörigen entfallen 5.020,00 Kirchensteuer - Satz 9 % ACHTUNG ! Für die Kirchensteuerkappung ist ein Antrag erforderlich! festzusetzende Kirchensteuer Euro 451,80 Arbeitnehmer - Sparzulage 0 4 VORTEIL KINDERGELD gegenüber KINDERFREIBETRAG 78 € DURCHSCHNITTSSTEUERSATZ 21,52 % GRENZSTEUERSATZ 31,00 % zumutbare Eigenbelastung: 3.603 € Seite 2 OK 17.07.2025 2 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 3 Muster Bescheid Muster Bescheid Muster Bescheid Muster Bescheid (Kopie, Original stets an MG) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 4 Muster Bescheid V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 5 Muster elektronischer Bescheid (als Alternative zum Papierbescheid) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 6 Muster elektronischer Bescheid V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 17.07.2025 zu versteuerndes Einkommen Euro 73.038 Berechnung der Einkommensteuer zu versteuern nach SPLITTING-TABELLE 73.038 Steuer nach SPLITTING-TABELLE 12.716 tarifliche Einkommensteuer 12.716 + Anspruch auf Kindergeld 3.000 festzusetzende Einkommensteuer Euro 15.716 Berechnung des Solidaritätszuschlages Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - Bemessungsgrundlage für Solidaritätszuschlag 9.838 Solidaritätszuschlag Euro 0,00 Berechnung der Kirchensteuer Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - BMG für Kirchensteuer 9.838 auf den Kirchenangehörigen entfallen 5.020,00 Kirchensteuer - Satz 9 % ACHTUNG ! Für die Kirchensteuerkappung ist ein Antrag erforderlich! festzusetzende Kirchensteuer Euro 451,80 Arbeitnehmer - Sparzulage 0 4 VORTEIL KINDERGELD gegenüber KINDERFREIBETRAG 78 € DURCHSCHNITTSSTEUERSATZ 21,52 % GRENZSTEUERSATZ 31,00 % zumutbare Eigenbelastung: 3.603 € Seite 2 7 Musterberechnung (Wenn Berechnung identisch mit Bescheid, nur Datum des Bescheids nötig, bitte notieren. In diesem Fall ist eine Kopie des Bescheides nicht erforderlich.) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 8 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 9 Muster komprimierte Steuererklärung (= Elsterprotokoll) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 10 Muster komprimierte Steuererklärung V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte Fortbildungskosten für das Jahr 2024 Dauer der Fortbildung Art der Fortbildung Ort der Fortbildung Heilpraktiker Bad Birnbach Dabei sind folgende Aufwendungen entstanden: Kosten der Fortbildung Lehrgangs / Teilnahmegebühren / Prüfungsgebühren Aufwendungen für Lernmittel Fachliteratur Schreibwaren, Bürobedarf, Fotokopien Sonstige Arbeitsmittel Fahrtkosten Anzahl Fahrten gefahrene Kilometer Km-Geld Pauschale abzugsfähiger Betrag Fahrtkosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel/Fahrrad Fahrtkosten 6,00 58,00 104,40 104,40 Art des Fahrzeuges oder Art der Beförderung Öffentliche Verkehrsmittel Bahn, Bus, Taxi, Fähre etc. Flugzeug Anzahl Fahrten einfache Entferung KM - Geld Pauschale tatsächliche Kosten abzugsfähiger Betrag € - - - Mehraufwendungen für Verpflegung für die ersten 3 Monate Anzahl Tage abzugsfähige Pauschale abzugsfähiger Betrag 14,- € 84,00 14,- € 28,- € 84,00 188,40 188,40 Abwesenheit von mehr als 8 Std. An- und Abreisetag Abwesenheit von 24 Stunden Übernachtungskosten (lt. Belegen) Reisenebenkosten Sonstige Kosten Fortbildungskosten insgesamt ./. Erhaltene Zuschüsse Verbleibende Fortbildungskosten - - 27.08. - 18.09. € € € € € € € € € € € € € € (nach Dienstreisegrundsätzen) (Entfernungspauschale) (und die Folgezeit, wenn die Fortbildungsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird) PKW Art des Fahrzeuges Bad Birnbach 0,30 Ziel Aufwendungen für Lerngemeinschaften € € € € Name: VZ 2024 Muster, Max Anschrift: 84323 Massing Datum: Musterstraße 1 21.08.2025 Steuernummer: Finanzamt: Eggenfelden Steuerpflichtiger Mahlzeitengest. Kürzungsbetr. 6,00 Fortbildungskosten für das Jahr 2024 Dauer der Fortbildung Art der Fortbildung Ort der Fortbildung McKenzie Modul A Ulm Dabei sind folgende Aufwendungen entstanden: Kosten der Fortbildung Lehrgangs / Teilnahmegebühren / Prüfungsgebühren Aufwendungen für Lernmittel Fachliteratur Schreibwaren, Bürobedarf, Fotokopien Sonstige Arbeitsmittel Fahrtkosten Anzahl Fahrten gefahrene Kilometer Km-Geld Pauschale abzugsfähiger Betrag Fahrtkosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel/Fahrrad Fahrtkosten 1,00 536,00 160,80 160,80 Art des Fahrzeuges oder Art der Beförderung Öffentliche Verkehrsmittel Bahn, Bus, Taxi, Fähre etc. Flugzeug Anzahl Fahrten einfache Entferung KM - Geld Pauschale tatsächliche Kosten abzugsfähiger Betrag € - - - Mehraufwendungen für Verpflegung für die ersten 3 Monate Anzahl Tage abzugsfähige Pauschale abzugsfähiger Betrag 14,- € 28,00 14,- € 28,00 28,- € 56,00 178,00 394,80 394,80 Abwesenheit von mehr als 8 Std. An- und Abreisetag Abwesenheit von 24 Stunden Übernachtungskosten (lt. Belegen) Reisenebenkosten Sonstige Kosten Fortbildungskosten insgesamt ./. Erhaltene Zuschüsse Verbleibende Fortbildungskosten - - 17.11. - 20.11. € € € € € € € € € € € € € € (nach Dienstreisegrundsätzen) (Entfernungspauschale) (und die Folgezeit, wenn die Fortbildungsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird) PKW Art des Fahrzeuges Ulm 0,30 Ziel Aufwendungen für Lerngemeinschaften € € € € Name: VZ 2024 Muster, Max Anschrift: 84323 Massing Datum: Musterstraße 1 21.08.2025 Steuernummer: Finanzamt: Eggenfelden Steuerpflichtiger Mahlzeitengest. Kürzungsbetr. 2,00 2,00 11 Muster Anlage (Verweis auf Elster-Protokoll) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 12 Lohnsteuerhilfeverein e.V. Aktuell 2900 1111 Bitte senden oder mailen Sie uns das Formular nach Unterschrift zurück. ALH Formular Vollständigkeitserklärung 03/2023 VOLLSTÄNDIGKEITSERKLÄRUNG Mustermann (Mitglied 1) (Mitglied 2) Anrede Name Vorname Straße / Nr. PLZ / Ort Telefon | Handy E-Mail Herr Mustermann Max Musterstraße 1 12345 Berlin 12345 | mustermann@test.de Frau Musterfrau Maria dass ich/wir alle Angaben für meine/unsere Einkommensteuererklärung gegenüber meinem/unserem steuerlichen Berater wahrheitsgemäß und vollständig nach bestem Wissen und Gewissen gemacht habe(n). Ich/Wir bestätige(n), dass ich/wir keine Einkünfte aus Gewerbe (ausgenommen begünstigte Photovoltaik), Land- und Forstwirtschaft oder selbständiger Tätigkeit erzielt habe(n) (ausgenommen Übungsleiterpauschale). Ich/Wir bevollmächtige(n) hiermit meinen/unseren steuerlichen Berater, meine/unsere Einkommensteuererklärung an das Finanzamt per ELSTER zu übermitteln. Mir/uns ist bekannt, dass mir/uns die Daten von meinem/unserem steuerlichen Berater in leicht nachprüfbarer Form zur Zustimmung zur Verfügung gestellt werden und ich/wir die Daten unverzüglich auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen muss/müssen. Mir/uns ist bekannt, dass Spendenbelege bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe des Steuerbescheides aufzubewahren sind. Die übrigen Belege müssen bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahrt werden. Mir/uns wurde empfohlen die Originalunterlagen bis zum Ablauf der Festsetzungsverjährung (10 Jahre ab Ende des Abgabejahrs) aufzubewahren. Mitgliedsnummer 2900 1111 Ihre Beratungsstelle Beratungsstellenleiter Christian Staller Fischbräustr. 6 84323 Massing 2900 (08724) 965 300 100 (08724) 965 300 75 cstaller@aktuell-verein.de Telefon: Fax: weiterer Standort Telefon: Fax: Bank : zur Einkommensteuererklärung 2024 BIC: IBAN : Hiermit bestätige(n) ich/wir die Richtigkeit folgender Daten: 17.07.2025 __________________ ___________________________ ___________________________ Datum Unterschrift Mitglied 1 Unterschrift Mitglied 2 2024 Hiermit versichere/versichern ich/wir, V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 13 Muster V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 14 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 15 Muster V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 16 Mustermann Max 1111-1111 10.10.1999 zur Vertretung in Steuersachen Lohnsteuerhilfeverein e. V., Musterstraße 1, 11111 Musterstadt Vollmachtgeber/-in 1) 1 2 3 4 Geburtsdatum 5 6 IdNr MG-Nummer 7 Vollmacht 2) 8 9 Ich bin damit einverstanden, dass alle Daten dieser Vollmacht elektronisch gespeichert und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. 40 41 (Name des Lohnsteuerhilfevereins) 3) wird hiermit bevollmächtigt den/die Vollmachtgeber/in in allen steuerlichen und sonstigen Angelegenheiten zu vertreten, soweit der Lohnsteuerhilfeverein hierzu nach § 4 StBerG befugt ist 4). 10 11 12 13 14 Der/Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Untervollmachten zu erteilen und zu widerrufen. 15 Diese Vollmacht gilt nicht für: die Vertretung im Verfahren der Finanzgerichtsbarkeit Einkommensteuer das Lohnsteuerermäßigungsverfahren das Festsetzungsverfahren das Erhebungsverfahren (einschließlich des Vollstreckungsverfahrens) die Vertretung im außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahren 16 17 18 19 20 Bekanntgabevollmacht Die Vollmacht erstreckt sich auch auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten. 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Die Vollmacht gilt für die Dauer der Mitgliedschaft des Vollmachtgebers im Lohnsteuerhilfeverein, aber nicht für Veranlagungszeiträume vor _________________. nur für den/die Veranlagungszeitraum/-zeiträume _________________. Die Vollmacht gilt, solange ihr Widerruf den Verfahrensbeteiligten nicht angezeigt worden ist 6). Bisher erteilte Vollmachten erlöschen 7). oder Nur dem o.a. Bevollmächtigten bisher erteilte Vollmachten erlöschen. Vollmacht zum Abruf von bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten 8): Die Vollmacht erstreckt sich im Ausmaß der Bevollmächtigung nach Zeilen 7 bis 15 und 21 bis 28 auch auf den elektronischen Datenabruf hinsichtlich der bei der Finanzverwaltung zum/zur oder für den/die Vollmachtgeber/in gespeicherten steuerlichen Daten, soweit die Finanzverwaltung den Weg hierfür eröffnet hat. Diese Abrufbefugnis wird nicht erteilt. Soweit im Fall einer sachlichen oder zeitlichen Beschränkung der Bevollmächtigung 9) die Abrufbefugnis aus technischen Gründen nicht beschränkbar ist, ist ein Datenabruf ausgeschlossen (soweit nicht nachfolgend die Abrufbefugnis ausgedehnt wird). Ungeachtet der Beschränkung der Bevollmächtigung wird dem/der o.a. Bevollmächtigten eine unbeschränkte Abrufbefugnis erteilt. 36 37 38 39 5): X X Feststellungsverfahren i. S. d. §§ 179 ff. AO Die Vollmacht erstreckt sich auch auf die Entgegennahme von Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen #Unterschriftenpad_VM# 12 345 678 910 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 17 Häkchen (X) setzen, wenn Zusendung von Bescheiden gewünscht (Vorbelegung im Formular über das Webportal: meine BST/ Voreinstellungen). Ort 01.01.2026 42 43 Ort Datum Unterschrift Vollmachtgeber/-in Wichtiger Hinweis: Die Finanzverwaltung bittet darum, im Datensatz zur Übermittlung der Vollmachtsdaten gemäß § 80a AO bis auf weiteres die Steuernummern aller Verfahren anzugeben, zu denen die Vollmacht automationsgestützt erfasst werden soll. Es können jederzeit Steuernummern nachgemeldet werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das jeweils zuständige Finanzamt gesondert über die Bevollmächtigung zu informieren. 44 45 46 47 48 1 Bei Ehegatten bzw. Lebenspartnern sind, auch im Fall der Zusammenveranlagung, zwei eigenständige Vollmachten zu erteilen. 2 Diese Vollmacht regelt das Außenverhältnis zur Finanzbehörde und gilt im Auftragsverhältnis zwischen Bevollmächtigtem und Mandant, soweit nichts anderes bestimmt ist. 3 Bei Bezeichnung des Vollmachtnehmers kann neben dem Namen des Lohnsteuerhilfevereins auch die jeweils für das Mitglied tätige Beratungsstelle benannt werden (insbesondere bei Erteilung einer Bekanntgabevollmacht). 4 Die Vollmacht umfasst insbesondere die Berechtigung - zur Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen jeder Art, - zur Stellung von Anträgen in Haupt-, Neben- und Folgeverfahren, - zur Einlegung und Rücknahme außergerichtlicher Rechtsbehelfe jeder Art sowie zum Rechtsbehelfsverzicht, - zu außergerichtlichen Verhandlungen jeder Art. Die Berechtigung zur Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten im Steuerschuldverhältnis ist in der Regel nur gegeben, soweit der/die Vollmachtgeber/in hierzu ausdrücklich bevollmächtigt hat (Hinweis auf § 122 Abs. 1 Satz 4 AO; vgl. Zeilen 16 bis 20). 5 Sachliche und/oder zeitliche Beschränkungen der Bevollmächtigung in Zeilen 15 und 21 bis 28 gelten auch bei der Bekanntgabevollmacht. 6 Ein Widerruf der Vollmacht wird der Finanzbehörde gegenüber erst wirksam, wenn er ihr zugeht (vgl. § 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Bis zu diesem Zeitpunkt kann die Finanzbehörde noch wirksam Verfahrenshandlungen gegenüber dem Bevollmächtigten vornehmen, zum Beispiel ihm Steuerbescheide mit Wirkung für den Inhaltsadressaten bekanntgeben. 7 Dies gilt auch für Vollmachten, die nicht nach amtlich bestimmtem Formular nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmten Schnittstellen elektronisch übermittelt worden sind. Bislang erteilte Bekanntgabevollmachten erlöschen bei Anzeige einer neuen Bekanntgabevollmacht in jedem Fall. Das Erlöschen von Datenabrufvollmachten, die nicht an das automationsgestützte Berechtigungsmanagement der Finanzverwaltung übermittelt worden sind, ist gesondert anzuzeigen. 8 Wegen der technisch bedingten Einschränkungen in Bezug auf die Abrufbefugnis bei sachlicher und/oder zeitlicher Beschränkung der Bevollmächtigung Hinweis auf die Zeilen 35 bis 39. 9 Ein Ausschluss der Bevollmächtigung in Zeile 15 für die Vertretung in außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahren und in Verfahren der Finanzgerichtsbarkeit ist für den Umfang der Datenabrufbefugnis des/der Bevollmächtigten unerheblich. Eintragungen in Zeile 35 - 39 sind in diesem Fall nicht erforderlich. X
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Schlagwörter: V26-1 Nachfolgend finden Sie • Praxistipps für vertragskonforme schlanke Aktenführung sowie • eine Musterhandakte als Beispiel. Arrow-Circle-Right Fazit Aufgrund der eingangs geschilderten Haftungsproblematik sind die Mitgliederakten von elementarer Bedeutung für den Verein. Dementsprechend konsequent wird der Verein auf die vollständige Herausgabe sämtlicher Mitgliederakten bestehen und seine vertraglichen Ansprüche durchsetzen. Wir bitten deshalb um kollegiale Kooperation und fristgerechte Übersendung bei Beendigung der Tätigkeit. ballot Vertragsauszüge - Beratungsstellenvertrag Aktenführung: (…) Der/Die BSTL wird für jedes Mitglied eine Steuerakte anlegen, die mit ihrer Entstehung in das Eigentum des Vereins übergeht. Es reicht nicht aus, Steuerfälle als Dateien abzuspeichern. (…) Pflichtbestandteile der Mitgliederakte: • Steuerbescheid • Steuerberechnung • Steuererklärung • Anlagen • Notwendiger Schriftverkehr • Vollständigkeitserklärung • Identifizierung Mitglied(er) • Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen Aufbewahrungsfrist 10 Jahre: Die Akten von Mitgliedern sind (gem. § 26 Abs. 4 StBerG) zehn Jahre aufzubewahren. Vertragsstrafe 50 € pro Akte: Der/Die BSTL haftet mit 50 € Vertragsstrafe für jede nicht vollständig oder ordnungsgemäß geführte Mitgliederakte; hierunter fällt insbesondere die schuldhafte Verletzung der Herausgabepflicht nach Beendigung des Vertrages innerhalb einer Woche des Beratungsstellenvertrages. LIGHTBULB-ON Warum Mitgliederakten? Unabhängig davon, wie lange ein:e Beratungsstellenleiter:in tätig ist, besteht das haftungsrechtliche Vertragsverhältnis immer zwischen dem Mitglied und dem Verein. Neben der Abwehr von Schadensersatzansprüchen kann eine ordnungsgemäß geführte Handakte auch den oder die Beratungsstellenleiter:in davor bewahren, dass eventuell mögliche Ansprüche der Finanzbehörden bei Steuerhinterziehungs- oder Steuerverkürzungsdelikten gegen ihn oder sie durchgesetzt werden können. Häufig werden nämlich Mitglieder nicht davor zurückschrecken, den oder die Berater:in als „Schuldige:n“ zu benennen, Einnahmen oder Ausgaben im Rahmen der Einkommensteuererklärung bisher nicht oder nicht in voller Höhe erklärt zu haben. Folder Papierform Pro Mitglied ist deshalb eine Akte in Papierform anzulegen. Eine Datensicherung wird zusätzlich empfohlen, reicht aber nicht aus. Cloud-Download-Alt Digitale-Akte (nur mit Zusatzvereinbarung und Freigabe) Es besteht die Möglichkeit einer digitalen Mitgliederakte und somit einhergehend die Entbindung von der vertraglich vereinbarten Pflicht zur Handaktenführung. VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 1 V26-1 Praxistipps für vertragskonforme schlanke Aktenführung Pro Mitglied ist eine Akte in Papierform anzulegen. Eine Datensicherung der Steuerfälle und der digitalisierten Belege wird zusätzlich empfohlen, ersetzt aber nicht die Handaktenführungspflicht. Alternativ besteht die Möglichkeit einer digitalen Mitgliederakte (nur mit Zusatzvereinbarung und Freigabe). Die Mitgliederakte muss für jeden VZ einzeln enthalten: • Vollständigkeitserklärung (bei Ehepaaren von beiden zu unterschreiben) • Steuererklärung (4 Seiten auf einem Blatt + Duplex) + Berechnung (2 Seiten auf einem Blatt) Steuersoft - ESt-PLUS: Steuererklärung: Protokolldruck Arrow-Circle-Right Strg + P Berechnung Arrow-Circle-Right F8 Buhl Data - Tax Business: • Kopie des Bescheides Arrow-Circle-Right falls Abweichung von Berechnung oder wichtige Erläuterungen Arrow-Circle-Right falls Übereinstimmung reicht Notiz „OK + Bescheiddatum“ (auf Berechnung ohne Bescheidkopie) • Anlagen soweit im Elsterprotokoll darauf verwiesen wird oder falls erklärungsbedürftig nach eigenem Ermessen • relevante Aktennotizen mit Mitglied oder Finanzamt mit Gesprächspartner:in, Datum und Uhrzeit • Belege überwiegend scannen und sichern, nicht kopieren falls nicht erklärungsbedürftig VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 17.07.2025 zu versteuerndes Einkommen Euro 73.038 Berechnung der Einkommensteuer zu versteuern nach SPLITTING-TABELLE 73.038 Steuer nach SPLITTING-TABELLE 12.716 tarifliche Einkommensteuer 12.716 + Anspruch auf Kindergeld 3.000 festzusetzende Einkommensteuer Euro 15.716 Berechnung des Solidaritätszuschlages Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - Bemessungsgrundlage für Solidaritätszuschlag 9.838 Solidaritätszuschlag Euro 0,00 Berechnung der Kirchensteuer Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - BMG für Kirchensteuer 9.838 auf den Kirchenangehörigen entfallen 5.020,00 Kirchensteuer - Satz 9 % ACHTUNG ! Für die Kirchensteuerkappung ist ein Antrag erforderlich! festzusetzende Kirchensteuer Euro 451,80 Arbeitnehmer - Sparzulage 0 4 VORTEIL KINDERGELD gegenüber KINDERFREIBETRAG 78 € DURCHSCHNITTSSTEUERSATZ 21,52 % GRENZSTEUERSATZ 31,00 % zumutbare Eigenbelastung: 3.603 € Seite 2 OK 17.07.2025 2 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 3 Muster Bescheid Muster Bescheid Muster Bescheid Muster Bescheid (Kopie, Original stets an MG) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 4 Muster Bescheid V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 5 Muster elektronischer Bescheid (als Alternative zum Papierbescheid) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 6 Muster elektronischer Bescheid V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 17.07.2025 zu versteuerndes Einkommen Euro 73.038 Berechnung der Einkommensteuer zu versteuern nach SPLITTING-TABELLE 73.038 Steuer nach SPLITTING-TABELLE 12.716 tarifliche Einkommensteuer 12.716 + Anspruch auf Kindergeld 3.000 festzusetzende Einkommensteuer Euro 15.716 Berechnung des Solidaritätszuschlages Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - Bemessungsgrundlage für Solidaritätszuschlag 9.838 Solidaritätszuschlag Euro 0,00 Berechnung der Kirchensteuer Bemessungsgrundlage gem.§ 2 Abs. 5 Satz 2 EStG 63.498 berücksichtigte Kinderfreibeträge 19.080 ESt - BMG für Kirchensteuer 9.838 auf den Kirchenangehörigen entfallen 5.020,00 Kirchensteuer - Satz 9 % ACHTUNG ! Für die Kirchensteuerkappung ist ein Antrag erforderlich! festzusetzende Kirchensteuer Euro 451,80 Arbeitnehmer - Sparzulage 0 4 VORTEIL KINDERGELD gegenüber KINDERFREIBETRAG 78 € DURCHSCHNITTSSTEUERSATZ 21,52 % GRENZSTEUERSATZ 31,00 % zumutbare Eigenbelastung: 3.603 € Seite 2 7 Musterberechnung (Wenn Berechnung identisch mit Bescheid, nur Datum des Bescheids nötig, bitte notieren. In diesem Fall ist eine Kopie des Bescheides nicht erforderlich.) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 8 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 9 Muster komprimierte Steuererklärung (= Elsterprotokoll) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 10 Muster komprimierte Steuererklärung V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte Fortbildungskosten für das Jahr 2024 Dauer der Fortbildung Art der Fortbildung Ort der Fortbildung Heilpraktiker Bad Birnbach Dabei sind folgende Aufwendungen entstanden: Kosten der Fortbildung Lehrgangs / Teilnahmegebühren / Prüfungsgebühren Aufwendungen für Lernmittel Fachliteratur Schreibwaren, Bürobedarf, Fotokopien Sonstige Arbeitsmittel Fahrtkosten Anzahl Fahrten gefahrene Kilometer Km-Geld Pauschale abzugsfähiger Betrag Fahrtkosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel/Fahrrad Fahrtkosten 6,00 58,00 104,40 104,40 Art des Fahrzeuges oder Art der Beförderung Öffentliche Verkehrsmittel Bahn, Bus, Taxi, Fähre etc. Flugzeug Anzahl Fahrten einfache Entferung KM - Geld Pauschale tatsächliche Kosten abzugsfähiger Betrag € - - - Mehraufwendungen für Verpflegung für die ersten 3 Monate Anzahl Tage abzugsfähige Pauschale abzugsfähiger Betrag 14,- € 84,00 14,- € 28,- € 84,00 188,40 188,40 Abwesenheit von mehr als 8 Std. An- und Abreisetag Abwesenheit von 24 Stunden Übernachtungskosten (lt. Belegen) Reisenebenkosten Sonstige Kosten Fortbildungskosten insgesamt ./. Erhaltene Zuschüsse Verbleibende Fortbildungskosten - - 27.08. - 18.09. € € € € € € € € € € € € € € (nach Dienstreisegrundsätzen) (Entfernungspauschale) (und die Folgezeit, wenn die Fortbildungsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird) PKW Art des Fahrzeuges Bad Birnbach 0,30 Ziel Aufwendungen für Lerngemeinschaften € € € € Name: VZ 2024 Muster, Max Anschrift: 84323 Massing Datum: Musterstraße 1 21.08.2025 Steuernummer: Finanzamt: Eggenfelden Steuerpflichtiger Mahlzeitengest. Kürzungsbetr. 6,00 Fortbildungskosten für das Jahr 2024 Dauer der Fortbildung Art der Fortbildung Ort der Fortbildung McKenzie Modul A Ulm Dabei sind folgende Aufwendungen entstanden: Kosten der Fortbildung Lehrgangs / Teilnahmegebühren / Prüfungsgebühren Aufwendungen für Lernmittel Fachliteratur Schreibwaren, Bürobedarf, Fotokopien Sonstige Arbeitsmittel Fahrtkosten Anzahl Fahrten gefahrene Kilometer Km-Geld Pauschale abzugsfähiger Betrag Fahrtkosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel/Fahrrad Fahrtkosten 1,00 536,00 160,80 160,80 Art des Fahrzeuges oder Art der Beförderung Öffentliche Verkehrsmittel Bahn, Bus, Taxi, Fähre etc. Flugzeug Anzahl Fahrten einfache Entferung KM - Geld Pauschale tatsächliche Kosten abzugsfähiger Betrag € - - - Mehraufwendungen für Verpflegung für die ersten 3 Monate Anzahl Tage abzugsfähige Pauschale abzugsfähiger Betrag 14,- € 28,00 14,- € 28,00 28,- € 56,00 178,00 394,80 394,80 Abwesenheit von mehr als 8 Std. An- und Abreisetag Abwesenheit von 24 Stunden Übernachtungskosten (lt. Belegen) Reisenebenkosten Sonstige Kosten Fortbildungskosten insgesamt ./. Erhaltene Zuschüsse Verbleibende Fortbildungskosten - - 17.11. - 20.11. € € € € € € € € € € € € € € (nach Dienstreisegrundsätzen) (Entfernungspauschale) (und die Folgezeit, wenn die Fortbildungsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird) PKW Art des Fahrzeuges Ulm 0,30 Ziel Aufwendungen für Lerngemeinschaften € € € € Name: VZ 2024 Muster, Max Anschrift: 84323 Massing Datum: Musterstraße 1 21.08.2025 Steuernummer: Finanzamt: Eggenfelden Steuerpflichtiger Mahlzeitengest. Kürzungsbetr. 2,00 2,00 11 Muster Anlage (Verweis auf Elster-Protokoll) V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 12 Lohnsteuerhilfeverein e.V. Aktuell 2900 1111 Bitte senden oder mailen Sie uns das Formular nach Unterschrift zurück. ALH Formular Vollständigkeitserklärung 03/2023 VOLLSTÄNDIGKEITSERKLÄRUNG Mustermann (Mitglied 1) (Mitglied 2) Anrede Name Vorname Straße / Nr. PLZ / Ort Telefon | Handy E-Mail Herr Mustermann Max Musterstraße 1 12345 Berlin 12345 | mustermann@test.de Frau Musterfrau Maria dass ich/wir alle Angaben für meine/unsere Einkommensteuererklärung gegenüber meinem/unserem steuerlichen Berater wahrheitsgemäß und vollständig nach bestem Wissen und Gewissen gemacht habe(n). Ich/Wir bestätige(n), dass ich/wir keine Einkünfte aus Gewerbe (ausgenommen begünstigte Photovoltaik), Land- und Forstwirtschaft oder selbständiger Tätigkeit erzielt habe(n) (ausgenommen Übungsleiterpauschale). Ich/Wir bevollmächtige(n) hiermit meinen/unseren steuerlichen Berater, meine/unsere Einkommensteuererklärung an das Finanzamt per ELSTER zu übermitteln. Mir/uns ist bekannt, dass mir/uns die Daten von meinem/unserem steuerlichen Berater in leicht nachprüfbarer Form zur Zustimmung zur Verfügung gestellt werden und ich/wir die Daten unverzüglich auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen muss/müssen. Mir/uns ist bekannt, dass Spendenbelege bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe des Steuerbescheides aufzubewahren sind. Die übrigen Belege müssen bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahrt werden. Mir/uns wurde empfohlen die Originalunterlagen bis zum Ablauf der Festsetzungsverjährung (10 Jahre ab Ende des Abgabejahrs) aufzubewahren. Mitgliedsnummer 2900 1111 Ihre Beratungsstelle Beratungsstellenleiter Christian Staller Fischbräustr. 6 84323 Massing 2900 (08724) 965 300 100 (08724) 965 300 75 cstaller@aktuell-verein.de Telefon: Fax: weiterer Standort Telefon: Fax: Bank : zur Einkommensteuererklärung 2024 BIC: IBAN : Hiermit bestätige(n) ich/wir die Richtigkeit folgender Daten: 17.07.2025 __________________ ___________________________ ___________________________ Datum Unterschrift Mitglied 1 Unterschrift Mitglied 2 2024 Hiermit versichere/versichern ich/wir, V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 13 Muster V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 14 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 15 Muster V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 16 Mustermann Max 1111-1111 10.10.1999 zur Vertretung in Steuersachen Lohnsteuerhilfeverein e. V., Musterstraße 1, 11111 Musterstadt Vollmachtgeber/-in 1) 1 2 3 4 Geburtsdatum 5 6 IdNr MG-Nummer 7 Vollmacht 2) 8 9 Ich bin damit einverstanden, dass alle Daten dieser Vollmacht elektronisch gespeichert und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. 40 41 (Name des Lohnsteuerhilfevereins) 3) wird hiermit bevollmächtigt den/die Vollmachtgeber/in in allen steuerlichen und sonstigen Angelegenheiten zu vertreten, soweit der Lohnsteuerhilfeverein hierzu nach § 4 StBerG befugt ist 4). 10 11 12 13 14 Der/Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Untervollmachten zu erteilen und zu widerrufen. 15 Diese Vollmacht gilt nicht für: die Vertretung im Verfahren der Finanzgerichtsbarkeit Einkommensteuer das Lohnsteuerermäßigungsverfahren das Festsetzungsverfahren das Erhebungsverfahren (einschließlich des Vollstreckungsverfahrens) die Vertretung im außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahren 16 17 18 19 20 Bekanntgabevollmacht Die Vollmacht erstreckt sich auch auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten. 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Die Vollmacht gilt für die Dauer der Mitgliedschaft des Vollmachtgebers im Lohnsteuerhilfeverein, aber nicht für Veranlagungszeiträume vor _________________. nur für den/die Veranlagungszeitraum/-zeiträume _________________. Die Vollmacht gilt, solange ihr Widerruf den Verfahrensbeteiligten nicht angezeigt worden ist 6). Bisher erteilte Vollmachten erlöschen 7). oder Nur dem o.a. Bevollmächtigten bisher erteilte Vollmachten erlöschen. Vollmacht zum Abruf von bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten 8): Die Vollmacht erstreckt sich im Ausmaß der Bevollmächtigung nach Zeilen 7 bis 15 und 21 bis 28 auch auf den elektronischen Datenabruf hinsichtlich der bei der Finanzverwaltung zum/zur oder für den/die Vollmachtgeber/in gespeicherten steuerlichen Daten, soweit die Finanzverwaltung den Weg hierfür eröffnet hat. Diese Abrufbefugnis wird nicht erteilt. Soweit im Fall einer sachlichen oder zeitlichen Beschränkung der Bevollmächtigung 9) die Abrufbefugnis aus technischen Gründen nicht beschränkbar ist, ist ein Datenabruf ausgeschlossen (soweit nicht nachfolgend die Abrufbefugnis ausgedehnt wird). Ungeachtet der Beschränkung der Bevollmächtigung wird dem/der o.a. Bevollmächtigten eine unbeschränkte Abrufbefugnis erteilt. 36 37 38 39 5): X X Feststellungsverfahren i. S. d. §§ 179 ff. AO Die Vollmacht erstreckt sich auch auf die Entgegennahme von Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen #Unterschriftenpad_VM# 12 345 678 910 V26-1 VORLAGE | MUSTERHANDAKTE Vertragliches, Praxistipps & Musterhandakte 17 Häkchen (X) setzen, wenn Zusendung von Bescheiden gewünscht (Vorbelegung im Formular über das Webportal: meine BST/ Voreinstellungen). Ort 01.01.2026 42 43 Ort Datum Unterschrift Vollmachtgeber/-in Wichtiger Hinweis: Die Finanzverwaltung bittet darum, im Datensatz zur Übermittlung der Vollmachtsdaten gemäß § 80a AO bis auf weiteres die Steuernummern aller Verfahren anzugeben, zu denen die Vollmacht automationsgestützt erfasst werden soll. Es können jederzeit Steuernummern nachgemeldet werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das jeweils zuständige Finanzamt gesondert über die Bevollmächtigung zu informieren. 44 45 46 47 48 1 Bei Ehegatten bzw. Lebenspartnern sind, auch im Fall der Zusammenveranlagung, zwei eigenständige Vollmachten zu erteilen. 2 Diese Vollmacht regelt das Außenverhältnis zur Finanzbehörde und gilt im Auftragsverhältnis zwischen Bevollmächtigtem und Mandant, soweit nichts anderes bestimmt ist. 3 Bei Bezeichnung des Vollmachtnehmers kann neben dem Namen des Lohnsteuerhilfevereins auch die jeweils für das Mitglied tätige Beratungsstelle benannt werden (insbesondere bei Erteilung einer Bekanntgabevollmacht). 4 Die Vollmacht umfasst insbesondere die Berechtigung - zur Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen jeder Art, - zur Stellung von Anträgen in Haupt-, Neben- und Folgeverfahren, - zur Einlegung und Rücknahme außergerichtlicher Rechtsbehelfe jeder Art sowie zum Rechtsbehelfsverzicht, - zu außergerichtlichen Verhandlungen jeder Art. Die Berechtigung zur Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten im Steuerschuldverhältnis ist in der Regel nur gegeben, soweit der/die Vollmachtgeber/in hierzu ausdrücklich bevollmächtigt hat (Hinweis auf § 122 Abs. 1 Satz 4 AO; vgl. Zeilen 16 bis 20). 5 Sachliche und/oder zeitliche Beschränkungen der Bevollmächtigung in Zeilen 15 und 21 bis 28 gelten auch bei der Bekanntgabevollmacht. 6 Ein Widerruf der Vollmacht wird der Finanzbehörde gegenüber erst wirksam, wenn er ihr zugeht (vgl. § 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Bis zu diesem Zeitpunkt kann die Finanzbehörde noch wirksam Verfahrenshandlungen gegenüber dem Bevollmächtigten vornehmen, zum Beispiel ihm Steuerbescheide mit Wirkung für den Inhaltsadressaten bekanntgeben. 7 Dies gilt auch für Vollmachten, die nicht nach amtlich bestimmtem Formular nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmten Schnittstellen elektronisch übermittelt worden sind. Bislang erteilte Bekanntgabevollmachten erlöschen bei Anzeige einer neuen Bekanntgabevollmacht in jedem Fall. Das Erlöschen von Datenabrufvollmachten, die nicht an das automationsgestützte Berechtigungsmanagement der Finanzverwaltung übermittelt worden sind, ist gesondert anzuzeigen. 8 Wegen der technisch bedingten Einschränkungen in Bezug auf die Abrufbefugnis bei sachlicher und/oder zeitlicher Beschränkung der Bevollmächtigung Hinweis auf die Zeilen 35 bis 39. 9 Ein Ausschluss der Bevollmächtigung in Zeile 15 für die Vertretung in außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahren und in Verfahren der Finanzgerichtsbarkeit ist für den Umfang der Datenabrufbefugnis des/der Bevollmächtigten unerheblich. Eintragungen in Zeile 35 - 39 sind in diesem Fall nicht erforderlich. X
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