Titel: Bedienungsanleitung | Buhl Data - tax 2023
Beschreibung:
Schlagwörter: Seite 1 von 23 Stand: 18.10.2023 Bedienungsanleitung tax 2023 Inhaltsverzeichnis 1. Wichtige Hinweise: Passwortabfrage .............................................................................................. 2 2. Speicherort ...................................................................................................................................... 3 3. Vollmachtsdatenbank (VDB) / DIVA 2 ............................................................................................. 4 4. Notizenfunktion ............................................................................................................................... 5 5. Hinweisfunktion .............................................................................................................................. 8 6. Elster‐Protokoll und Berechnung für Mitglieder ausdrucken oder per E‐Mail senden ................... 9 7. Elster‐Versand ............................................................................................................................... 10 8. Nachdigal ....................................................................................................................................... 12 9. Bescheidabruf ................................................................................................................................ 14 10. Einspruch per Elster ....................................................................................................................... 15 11. Digitale Schreiben per Elster‐Versand ........................................................................................... 16 12. Formularmodul ‐ ALH Musterschreiben ........................................................................................ 17 a. Download der Musterschreiben ................................................................................................ 17 b. Anpassung der Variablen ........................................................................................................... 18 c. Anpassung der allgemeinen Stammdaten ................................................................................ 18 d. Anwendung der Musterschreiben ............................................................................................. 20 e. Gespeicherte Schreiben ............................................................................................................ 23 Seite 2 von 23 Stand: 18.10.2023 1. Wichtige Hinweise: Passwortabfrage Wenn Sie nicht jedes Mal gefragt werden wollen, ob ein Passwort für den Steuerfall vergeben werden soll, dann sollten Sie unter "Extras" – "Einstellungen" unter "Datei" – "Sicherheit" klicken: Seite 3 von 23 Stand: 18.10.2023 2. Speicherort Wir empfehlen Ihnen folgenden Speicherort zu hinterlegen, der für Nutzer der ALH‐Cloud‐Sicherung zwingend vorgegeben ist: Speicherung aller Dateien in dem dafür vorgesehenen Ordner: Laufwerk:\[BST‐Nr.]‐[BST‐Name]\ Speicherung der tax‐Programmdateien unter: Laufwerk:\[BST‐Nr.]‐[BST‐Name]\1 tax [Jahr] VZ [Jahr]\ Speicherung der sonstigen aktenrelevanten Dokumente unter Verwendung der ALH Ordnerstruktur: Laufwerk:\[BST‐Nr.]‐[BST‐Name]\Nachname[Leer]Vorname[Leer]Mitgliedsnummer\[Steuerjahr]\ Dateien, die ausschließlich zu einem Veranlagungszeitraum gehören, legen Sie bitte im jeweiligen Jahresordner beim Mitglied ab. Allgemeine bzw. einmalige Dateien legen Sie direkt im Ordner des Mitglieds ab. Zum Hinterlegen des Standard‐Verzeichnisses klicken Sie auf "Extras" – "Einstellungen" und dann auf "Datei" – "Speichern" und hinterlegen Sie den Pfad: Seite 4 von 23 Stand: 18.10.2023 3. Vollmachtsdatenbank (VDB) / DIVA 2 Vorteile der VDB: ‐ Beim bisherigen Freischaltcodeverfahren dauerte es meist über 1 Woche, bis der bei der Finanzverwaltung beantragte Freischaltcode (FSC) an das Mitglied übermittelt wurde. Danach musste dieses Dokument wieder den Weg in die Beratungsstelle finden, was mitunter nochmals mehrere Wochen in Anspruch nahm. ‐ Mit dem neuen System (VDB) benötigen Sie nur die vom Mitglied unterschriebene "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen" und sind sonst völlig unabhängig vom Mitglied. ‐ Sie beantragen mit dieser Vollmacht die Freischaltung der VDB und können meist bereits am Folgetag die Belege des Mitglieds abrufen. ‐ Der Abruf der Belege über FSC und VDB kann parallel genutzt werden (pro Person ist aber nur FSC oder VDB möglich). ‐ Es kann die Steuerkontoabfrage (Sollstellungen, geleistete Zahlungen und offene Forderungen) genutzt werden, sofern die aktuelle Steuernummer hinterlegt ist. DIVA 2: DIVA 2 ist nur mit Nutzung der VDB möglich. Informationen / Anleitungen: Informationen zur VDB und zu DIVA 2 mit allen Anleitungen finden Sie im internen Bereich unter "TECHNIK" – "Steuersoftware". Klicken Sie hier auf "Informationen zur Vollmachtsdatenbank (VDB)". Seite 5 von 23 Stand: 18.10.2023 4. Notizenfunktion Schnelle Fertigstellung der Steuerklärung ohne Wiedereinarbeitungszeit. Das Mitglied kommt zur Beratung, Fall wird eingegeben, Nachweis fehlt. Das Mitglied schickt Beleg erst 4 Wochen später. Problem: Zeitverlust Akte öffnen, Wiedereinarbeitung in den Fall, oft aufwändiges Öffnen der einzelnen Eingabemasken. Lösung: Lesezeichen ‐ Das Mitglied hat eine konkrete Checkliste für die fehlenden Unterlagen. ‐ Das Mitglied kann den Brief als Anschreiben mit Adresse der Beratungsstelle verwenden. ‐ Der Beratungsstellenleiter hat ebenfalls eine konkrete Checkliste der Unterlagen, druckt diese aus, heftet sie z. B. außen an die Akte, sieht auf einen Blick ob alle fehlenden Unterlagen da sind. ‐ Der Beratungsstellenleiter öffnet den Fall, klickt auf Lesezeichen, klickt auf Link 1, gibt den Wert ein, klickt auf Link 2 usw. Erfassen der Lesezeichen 1. Cursor in das gewünschte Feld setzen 2. Button "Lesezeichen" anklicken Notiz eingeben + "Lesezeichen setzen" klicken Seite 6 von 23 Stand: 18.10.2023 Der Button "Lesezeichen" wird blau hinterlegt und oben wird die Anzahl der angelegten Lesezeichen um 1 erhöht: So erfassen Sie nun alle Lesezeichen. Checkliste für Mitglied ausdrucken Fall öffnen, Lesezeichen mit Klick auf "Lesezeichen" öffnen: 2. Mit "Notizen ausdrucken" kann eine Checkliste für das Mitglied ausgedruckt werden 1. Seite 7 von 23 Stand: 18.10.2023 Aufrufen der Eingabemaske und Dateneingabe nach Erhalt der fehlenden Belege Fall öffnen, Lesezeichen mit Klick auf "Lesezeichen" öffnen: usw., bis alle Lesezeichen abgearbeitet sind. Ob ein Briefkopf ausgedruckt werden soll und wer als Adressat ausgegeben wird (Mitwirkender / Zustellbevollmächtigter) kann unter "Extras" – "Einstellungen" – "Drucken" unter "Dokumente" festgelegt werden: Als Standard ist für die Businessversion der Briefkopf eingeschaltet und der Mitwirkende wird als Empfänger ausgegeben. 2. Notiz anklicken führt direkt zum Eingabefeld 3. Wert eingeben 4. Nochmaliger Klick auf "Lesezeichen"‐Symbol 5. Klick auf "Papierkorb" (ganz rechts) zum Löschen 6. Fertig 1. Seite 8 von 23 Stand: 18.10.2023 5. Hinweisfunktion Damit Sie sofort auf wichtige Informationen hingewiesen werden. Erfassen des Hinweises: Wählen Sie im geöffneten Fall unter "Extras" den Punkt "Hinweise zur Datei" aus: Erfassen Sie im folgenden Fenster einen beliebigen Text und bestätigen Sie mit "OK": Dieser Text wird ab sofort immer rechts oben unter "Wichtige Meldungen" angezeigt, wenn Sie den Steuerfall öffnen: Seite 9 von 23 Stand: 18.10.2023 6. Elster‐Protokoll und Berechnung für Mitglieder ausdrucken oder per E‐Mail senden Für den unverschlüsselten Versand per E‐Mail muss Ihnen die "Einwilligung zur E‐Mail‐ Kommunikation" vom Mitglied vorliegen. Alternativ verwenden Sie die ALH Postbox. Klicken Sie zum Druck des Elster‐Protokolls für das Mitglied im geöffneten Steuerfall auf "Berechnung": Im folgenden Fenster klicken Sie auf "ELSTER" und dann auf das Druckersymbol rechts oben: Die Bereitstellung der Steuererklärung an das Mitglied ist nach §87d AO verpflichtend. Zusätzlich informieren Sie das Mitglied über die voraussichtliche Steuererstattung/Nachzahlung: Sehr geehrter Herr Mustermann, die vorläufige Berechnung Ihrer Steuererklärung 2022 ergibt ein Guthaben / eine Nachzahlung in Höhe von ca. xxx €. (Hier kann auf ganze Hunderter ab‐ bzw. aufgerundet werden.) Sie gilt vorbehaltlich der Anerkennung durch das Finanzamt. Mit freundlichen Grüßen Alternativ können Sie dem Mitglied die "Berechnung" zur Verfügung stellen: Seite 10 von 23 Stand: 18.10.2023 7. Elster‐Versand Wichtig: Geben Sie unbedingt vor dem Elster‐Versand die Mitgliedsnummer bei den persönlichen Angaben an (nutzen Sie hierzu am besten immer den ALH Export – die Mitgliedsnummer wird dann automatisch ausgefüllt). Diese wird dann in die E‐Mail von Elster über die Benachrichtigung, dass der elektronische Bescheid zur Verfügung steht, übernommen. Sie haben sonst keinerlei Infos in der E‐Mail, welches Mitglied betroffen ist. Für den Elster‐Versand klicken Sie im Menü "Abgeben" auf "Abgeben": Anschließend klicken Sie auf "ELSTER mit Zertifikat": Im folgenden Fenster können Sie Ihre Eingaben prüfen, zu denen Hinweise vorliegen. Nach der Prüfung klicken Sie unten rechts auf "Weiter". Seite 11 von 23 Stand: 18.10.2023 Es wird Ihnen der Entwurf der Elster‐Erklärung angezeigt. Rechts daneben ‐ hinterlegen Sie das gewünschte Elster‐Zertifikat für den Versand, ‐ geben Sie an, ob Sie Erläuterungen oder ergänzende Angaben an das Finanzamt schicken wollen, ‐ geben Sie an, ob Sie Belege mitsenden wollen ‐ und hinterlegen Ihre E‐Mail‐Adresse für die Benachrichtigung: Klicken Sie dann rechts unten auf "Weiter zur Abgabe" und zum Schluss auf "Jetzt senden". Über den tax‐Fall können Sie die PDF‐Datei über den Elster‐Versand jederzeit aufrufen: In dieser PDF‐Datei finden Sie folgende Unterlagen: ‐ Berechnung ‐ ELSTER Sendebericht ‐ ELSTER Protokoll mit Zeitstempel Seite 12 von 23 Stand: 18.10.2023 8. Nachdigal Nachdigal steht für "Nachreichung digitaler Anlagen". Es ist ein Hilfsmittel der Finanzverwaltung, um den Versand von Dokumenten/Belegen vom Berater zum Finanzamt zu digitalisieren und zu standardisieren. Achtung: Die Telefonnummer in der Mitwirkung darf nur Ziffern und die Zeichen "+", "‐" und "/" enthalten! Leerschritte dürfen nicht enthalten sein! ( "Extras" ‐ "Einstellungen" ‐ "Mitwirkung") Um Belege an das Finanzamt per Elster nachzureichen, klicken Sie im bereits an das Finanzamt versendeten Steuerfall auf "Abgeben" und anschließend auf "Unterlagen nachreichen": Im folgenden Fenster wählen Sie "Nur ausgewählte Aufstellungen einreichen" aus und klicken dann auf "Weiter": Anschließend werden Ihnen auf der rechten Seite bereits von tax erstellte Anlagen angeboten, die Sie einfach in den mittleren Bereich ziehen können. Alternativ ziehen Sie genauso PDF‐Dateien von Ihrem Speicherort auf dem PC auf diesen Bereich oder klicken hierzu auf "PDF‐Dateien einfügen". Seite 13 von 23 Stand: 18.10.2023 Klicken Sie nach dem Hinzufügen aller gewünschten Dateien auf "Weiter". In der folgenden Ansicht wird Ihnen ein fertiges Begleitschreiben mit den von Ihnen hinzugefügten Belegen angeboten. Das Begleitschreiben kann jederzeit noch bearbeitet werden. Wählen Sie dann Ihr ELSTER‐Zertifikat aus, geben Ihre E‐Mail‐Adresse ein und klicken zum Schluss auf "Jetzt senden": Das Elster‐Protokoll der nachgereichten Unterlagen wird dann auch unter "Abgeben" mit angezeigt: Seite 14 von 23 Stand: 18.10.2023 9. Bescheidabruf Beachten Sie hierzu auch den Musterfall "Elektronischer Steuerbescheid" im Programm. Wichtig: Geben Sie unbedingt vor dem Elster‐Versand die Mitgliedsnummer bei den persönlichen Angaben an (nutzen Sie hierzu am besten immer den ALH Export – die Mitgliedsnummer wird dann automatisch ausgefüllt). Diese wird dann in die E‐Mail von Elster über die Benachrichtigung, dass der elektronische Bescheid zur Verfügung steht, übernommen. Sie haben sonst keinerlei Infos in der E‐Mail, welches Mitglied betroffen ist. Öffnen Sie nach Erhalt der E‐Mail von Elster den Fall und gehen unter "Nachbearbeitung" auf "Steuerbescheid herunterladen und prüfen": Nachdem Sie den Steuerbescheid heruntergeladen haben, können Sie mit Klick auf "Weiter" den Bescheid prüfen: Die Erläuterungen vom Finanzamt finden Sie hier. Seite 15 von 23 Stand: 18.10.2023 10. Einspruch per Elster Um einen Einspruch per Elster einzulegen, laden Sie den Bescheid herunter (siehe Punkt "Bescheidabruf") und klicken auf die Zeile mit der Abweichung. Mit Klick auf "Dagegen Einspruch einlegen" können Sie die Begründung für den Einspruch hinterlegen: Nachdem Sie alle Begründungen erfasst und gespeichert haben, klicken Sie auf "Weiter zu Einspruch einlegen": Anschließend wählen Sie den Versand per Elster aus und klicken dann auf "Weiter zu Einspruch versenden": Im folgenden Fenster sehen Sie die Vorschau des Übertragungsprotokolls und Sie können den Einspruch per Elster versenden. Seite 16 von 23 Stand: 18.10.2023 11. Digitale Schreiben per Elster‐Versand Über den Programmpunkt "Extras" – "Digitale Schreiben" können Sie auch digitale Schreiben per Elster an das Finanzamt senden. Die übermittelten Schreiben können dann jederzeit über "Extras" – "Versendete Schreiben" aufgerufen werden. Seite 17 von 23 Stand: 18.10.2023 12. Formularmodul ‐ ALH Musterschreiben Die Musterschreiben können direkt aus dem Programm aufgerufen werden. Bei Änderungen (z. B. Mustereinspruch) muss lediglich eine Aktualisierung über einen Link erfolgen. a. Download der Musterschreiben Starten Sie tax und rufen Sie dann die Musterschreiben über die Schaltfläche in der Symbolleiste auf: Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts auf . Es erscheint ein neues Fenster. Klicken Sie hier oben in der Symbolleiste auf den Eintrag "ALH Vorlagen": Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts auf oder ziehen das Fenster größer. Rufen Sie dann im angezeigten Fenster links unten über "Weitere Funktionen" den Link "Download der ALH Vorlagen und Textbausteine" zum Herunterladen der Musterschreiben auf: Bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja": Nach dem Download werden Ihnen die ALH Musterschreiben angezeigt. Wenn Sie über den Download‐Link die Musterschreiben erneut herunterladen, werden Ihre ggf. bereits vorhandenen ALH‐Musterschreiben überschrieben/aktualisiert (soweit die Dateinamen identisch sind). Sollten Sie daher die Information erhalten, dass ein neuer Stand der ALH‐Musterschreiben zum Download bereitsteht, können Sie durch erneutes Klicken des Download‐Links Ihre ALHMusterschreiben aktualisieren. Seite 18 von 23 Stand: 18.10.2023 b. Anpassung der Variablen Wenn Sie die Musterschreiben noch nicht geöffnet haben, starten Sie bitte tax und rufen Sie dann die Musterschreiben über die Schaltfläche in der Symbolleiste auf: Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts oben auf . Rufen Sie dann über die Symbolleiste des Fensters die "ALH Textbausteine" auf: Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts auf oder ziehen das Fenster größer. Hinweis: Die Textbausteine werden nur angezeigt, wenn Sie zuvor die ALH‐Musterschreiben heruntergeladen haben (siehe "Download der Musterschreiben"). Die Textbausteine müssen Sie nun mit Ihren Daten befüllen. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den jeweiligen Variablen‐Namen, z. B. "BSTAnrede". Es erscheint dann ein neues Fenster, bei dem Sie im Eingabefeld "Wert" den Inhalt dieser Variable bestimmen können: Jetzt befüllen Sie nacheinander alle angezeigten Variablen mit Ihren persönlichen Werten. c. Anpassung der allgemeinen Stammdaten Neben den speziell für die ALH‐Musterschreiben angelegten Variablen nutzen die ALHMusterschreiben zusätzlich die allgemeinen Stammdaten zur mitwirkenden Person bei der Steuererklärung. Dazu rufen Sie über das Menü "Extras" den Eintrag "Einstellungen" auf. Wählen Sie hier das Symbol "Mitwirkung" und füllen Sie nun die Felder entsprechend den Vorgaben aus: Seite 19 von 23 Stand: 18.10.2023 Ihre Bankverbindung und Internetseite geben Sie auf der Registerkarte "Weitere Angaben" ein (diese Daten werden auch in die Musterschreiben übernommen). Mit dem Button "OK" bestätigen Sie Ihre Eingaben. Wichtig: Unter Vorname muss "Aktuell" bzw. "Altbayerischer" stehen, unter Nachname "Lohnsteuerhilfe e.V." Der "Vorname" wird u. a. für die Musterschreiben übernommen. Seite 20 von 23 Stand: 18.10.2023 Exkurs ‐ Besonderheit: Lohnsteuerhilfe e. V. anstatt Lohnsteuerhilfeverein e. V., weil sonst der Fall nicht per Elster versendet werden kann: d. Anwendung der Musterschreiben Starten Sie bitte tax und öffnen Sie eine Steuererklärung. Rufen Sie dann die Musterschreiben über die Schaltfläche in der Symbolleiste auf: Klicken Sie anschließend oben in der Symbolleiste auf den Eintrag "ALH Vorlagen": Seite 21 von 23 Stand: 18.10.2023 Durch Klick auf das gewünschte Schreiben erscheinen Eingabefenster, in denen Sie u. a. den Empfänger und den Absender auswählen können: Bestätigen Sie jeweils mit "Weiter" Ihre Eingaben. Seite 22 von 23 Stand: 18.10.2023 Im folgenden Fenster können bei Bedarf noch weitere Angaben gemacht werden: Mit Klick auf "Weiter" erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie den vorgeschlagenen Dateinamen und den Speicherort (Verzeichnis) ändern können: Wählen Sie als Speicherort den Mitgliedsordner und VZ aus. (siehe hierzu "Speicherort") Seite 23 von 23 Stand: 18.10.2023 Mit Klick auf "Jetzt erstellen" erscheint der Hinweis, dass das Schreiben vom Programm erzeugt wurde: Wenn Sie diesen Hinweis erneut mit "OK" bestätigen, wird das Schreiben in der Textverarbeitung angezeigt, so dass Sie dieses noch bearbeiten und anschließend drucken können: e. Gespeicherte Schreiben Benötigen Sie ein erzeugtes Schreiben später wieder, so können Sie dieses Schreiben mit jedem Schreibprogramm, das DOCX‐Dateien öffnen kann, lesen, ändern oder drucken (z. B. mit LibreOffice, einer kostenlosen Office‐Software). Bitte beachten Sie, dass die Schreiben nur in Microsoft Word komplett korrekt angezeigt werden. Sie können dies entweder aus dem tax‐Programm machen: Oder über z. B. Word: Den Pfad haben Sie selbst bereits eingestellt (siehe Punkt "Speicherort")
Download
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Schlagwörter: Seite 1 von 23 Stand: 18.10.2023 Bedienungsanleitung tax 2023 Inhaltsverzeichnis 1. Wichtige Hinweise: Passwortabfrage .............................................................................................. 2 2. Speicherort ...................................................................................................................................... 3 3. Vollmachtsdatenbank (VDB) / DIVA 2 ............................................................................................. 4 4. Notizenfunktion ............................................................................................................................... 5 5. Hinweisfunktion .............................................................................................................................. 8 6. Elster‐Protokoll und Berechnung für Mitglieder ausdrucken oder per E‐Mail senden ................... 9 7. Elster‐Versand ............................................................................................................................... 10 8. Nachdigal ....................................................................................................................................... 12 9. Bescheidabruf ................................................................................................................................ 14 10. Einspruch per Elster ....................................................................................................................... 15 11. Digitale Schreiben per Elster‐Versand ........................................................................................... 16 12. Formularmodul ‐ ALH Musterschreiben ........................................................................................ 17 a. Download der Musterschreiben ................................................................................................ 17 b. Anpassung der Variablen ........................................................................................................... 18 c. Anpassung der allgemeinen Stammdaten ................................................................................ 18 d. Anwendung der Musterschreiben ............................................................................................. 20 e. Gespeicherte Schreiben ............................................................................................................ 23 Seite 2 von 23 Stand: 18.10.2023 1. Wichtige Hinweise: Passwortabfrage Wenn Sie nicht jedes Mal gefragt werden wollen, ob ein Passwort für den Steuerfall vergeben werden soll, dann sollten Sie unter "Extras" – "Einstellungen" unter "Datei" – "Sicherheit" klicken: Seite 3 von 23 Stand: 18.10.2023 2. Speicherort Wir empfehlen Ihnen folgenden Speicherort zu hinterlegen, der für Nutzer der ALH‐Cloud‐Sicherung zwingend vorgegeben ist: Speicherung aller Dateien in dem dafür vorgesehenen Ordner: Laufwerk:\[BST‐Nr.]‐[BST‐Name]\ Speicherung der tax‐Programmdateien unter: Laufwerk:\[BST‐Nr.]‐[BST‐Name]\1 tax [Jahr] VZ [Jahr]\ Speicherung der sonstigen aktenrelevanten Dokumente unter Verwendung der ALH Ordnerstruktur: Laufwerk:\[BST‐Nr.]‐[BST‐Name]\Nachname[Leer]Vorname[Leer]Mitgliedsnummer\[Steuerjahr]\ Dateien, die ausschließlich zu einem Veranlagungszeitraum gehören, legen Sie bitte im jeweiligen Jahresordner beim Mitglied ab. Allgemeine bzw. einmalige Dateien legen Sie direkt im Ordner des Mitglieds ab. Zum Hinterlegen des Standard‐Verzeichnisses klicken Sie auf "Extras" – "Einstellungen" und dann auf "Datei" – "Speichern" und hinterlegen Sie den Pfad: Seite 4 von 23 Stand: 18.10.2023 3. Vollmachtsdatenbank (VDB) / DIVA 2 Vorteile der VDB: ‐ Beim bisherigen Freischaltcodeverfahren dauerte es meist über 1 Woche, bis der bei der Finanzverwaltung beantragte Freischaltcode (FSC) an das Mitglied übermittelt wurde. Danach musste dieses Dokument wieder den Weg in die Beratungsstelle finden, was mitunter nochmals mehrere Wochen in Anspruch nahm. ‐ Mit dem neuen System (VDB) benötigen Sie nur die vom Mitglied unterschriebene "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen" und sind sonst völlig unabhängig vom Mitglied. ‐ Sie beantragen mit dieser Vollmacht die Freischaltung der VDB und können meist bereits am Folgetag die Belege des Mitglieds abrufen. ‐ Der Abruf der Belege über FSC und VDB kann parallel genutzt werden (pro Person ist aber nur FSC oder VDB möglich). ‐ Es kann die Steuerkontoabfrage (Sollstellungen, geleistete Zahlungen und offene Forderungen) genutzt werden, sofern die aktuelle Steuernummer hinterlegt ist. DIVA 2: DIVA 2 ist nur mit Nutzung der VDB möglich. Informationen / Anleitungen: Informationen zur VDB und zu DIVA 2 mit allen Anleitungen finden Sie im internen Bereich unter "TECHNIK" – "Steuersoftware". Klicken Sie hier auf "Informationen zur Vollmachtsdatenbank (VDB)". Seite 5 von 23 Stand: 18.10.2023 4. Notizenfunktion Schnelle Fertigstellung der Steuerklärung ohne Wiedereinarbeitungszeit. Das Mitglied kommt zur Beratung, Fall wird eingegeben, Nachweis fehlt. Das Mitglied schickt Beleg erst 4 Wochen später. Problem: Zeitverlust Akte öffnen, Wiedereinarbeitung in den Fall, oft aufwändiges Öffnen der einzelnen Eingabemasken. Lösung: Lesezeichen ‐ Das Mitglied hat eine konkrete Checkliste für die fehlenden Unterlagen. ‐ Das Mitglied kann den Brief als Anschreiben mit Adresse der Beratungsstelle verwenden. ‐ Der Beratungsstellenleiter hat ebenfalls eine konkrete Checkliste der Unterlagen, druckt diese aus, heftet sie z. B. außen an die Akte, sieht auf einen Blick ob alle fehlenden Unterlagen da sind. ‐ Der Beratungsstellenleiter öffnet den Fall, klickt auf Lesezeichen, klickt auf Link 1, gibt den Wert ein, klickt auf Link 2 usw. Erfassen der Lesezeichen 1. Cursor in das gewünschte Feld setzen 2. Button "Lesezeichen" anklicken Notiz eingeben + "Lesezeichen setzen" klicken Seite 6 von 23 Stand: 18.10.2023 Der Button "Lesezeichen" wird blau hinterlegt und oben wird die Anzahl der angelegten Lesezeichen um 1 erhöht: So erfassen Sie nun alle Lesezeichen. Checkliste für Mitglied ausdrucken Fall öffnen, Lesezeichen mit Klick auf "Lesezeichen" öffnen: 2. Mit "Notizen ausdrucken" kann eine Checkliste für das Mitglied ausgedruckt werden 1. Seite 7 von 23 Stand: 18.10.2023 Aufrufen der Eingabemaske und Dateneingabe nach Erhalt der fehlenden Belege Fall öffnen, Lesezeichen mit Klick auf "Lesezeichen" öffnen: usw., bis alle Lesezeichen abgearbeitet sind. Ob ein Briefkopf ausgedruckt werden soll und wer als Adressat ausgegeben wird (Mitwirkender / Zustellbevollmächtigter) kann unter "Extras" – "Einstellungen" – "Drucken" unter "Dokumente" festgelegt werden: Als Standard ist für die Businessversion der Briefkopf eingeschaltet und der Mitwirkende wird als Empfänger ausgegeben. 2. Notiz anklicken führt direkt zum Eingabefeld 3. Wert eingeben 4. Nochmaliger Klick auf "Lesezeichen"‐Symbol 5. Klick auf "Papierkorb" (ganz rechts) zum Löschen 6. Fertig 1. Seite 8 von 23 Stand: 18.10.2023 5. Hinweisfunktion Damit Sie sofort auf wichtige Informationen hingewiesen werden. Erfassen des Hinweises: Wählen Sie im geöffneten Fall unter "Extras" den Punkt "Hinweise zur Datei" aus: Erfassen Sie im folgenden Fenster einen beliebigen Text und bestätigen Sie mit "OK": Dieser Text wird ab sofort immer rechts oben unter "Wichtige Meldungen" angezeigt, wenn Sie den Steuerfall öffnen: Seite 9 von 23 Stand: 18.10.2023 6. Elster‐Protokoll und Berechnung für Mitglieder ausdrucken oder per E‐Mail senden Für den unverschlüsselten Versand per E‐Mail muss Ihnen die "Einwilligung zur E‐Mail‐ Kommunikation" vom Mitglied vorliegen. Alternativ verwenden Sie die ALH Postbox. Klicken Sie zum Druck des Elster‐Protokolls für das Mitglied im geöffneten Steuerfall auf "Berechnung": Im folgenden Fenster klicken Sie auf "ELSTER" und dann auf das Druckersymbol rechts oben: Die Bereitstellung der Steuererklärung an das Mitglied ist nach §87d AO verpflichtend. Zusätzlich informieren Sie das Mitglied über die voraussichtliche Steuererstattung/Nachzahlung: Sehr geehrter Herr Mustermann, die vorläufige Berechnung Ihrer Steuererklärung 2022 ergibt ein Guthaben / eine Nachzahlung in Höhe von ca. xxx €. (Hier kann auf ganze Hunderter ab‐ bzw. aufgerundet werden.) Sie gilt vorbehaltlich der Anerkennung durch das Finanzamt. Mit freundlichen Grüßen Alternativ können Sie dem Mitglied die "Berechnung" zur Verfügung stellen: Seite 10 von 23 Stand: 18.10.2023 7. Elster‐Versand Wichtig: Geben Sie unbedingt vor dem Elster‐Versand die Mitgliedsnummer bei den persönlichen Angaben an (nutzen Sie hierzu am besten immer den ALH Export – die Mitgliedsnummer wird dann automatisch ausgefüllt). Diese wird dann in die E‐Mail von Elster über die Benachrichtigung, dass der elektronische Bescheid zur Verfügung steht, übernommen. Sie haben sonst keinerlei Infos in der E‐Mail, welches Mitglied betroffen ist. Für den Elster‐Versand klicken Sie im Menü "Abgeben" auf "Abgeben": Anschließend klicken Sie auf "ELSTER mit Zertifikat": Im folgenden Fenster können Sie Ihre Eingaben prüfen, zu denen Hinweise vorliegen. Nach der Prüfung klicken Sie unten rechts auf "Weiter". Seite 11 von 23 Stand: 18.10.2023 Es wird Ihnen der Entwurf der Elster‐Erklärung angezeigt. Rechts daneben ‐ hinterlegen Sie das gewünschte Elster‐Zertifikat für den Versand, ‐ geben Sie an, ob Sie Erläuterungen oder ergänzende Angaben an das Finanzamt schicken wollen, ‐ geben Sie an, ob Sie Belege mitsenden wollen ‐ und hinterlegen Ihre E‐Mail‐Adresse für die Benachrichtigung: Klicken Sie dann rechts unten auf "Weiter zur Abgabe" und zum Schluss auf "Jetzt senden". Über den tax‐Fall können Sie die PDF‐Datei über den Elster‐Versand jederzeit aufrufen: In dieser PDF‐Datei finden Sie folgende Unterlagen: ‐ Berechnung ‐ ELSTER Sendebericht ‐ ELSTER Protokoll mit Zeitstempel Seite 12 von 23 Stand: 18.10.2023 8. Nachdigal Nachdigal steht für "Nachreichung digitaler Anlagen". Es ist ein Hilfsmittel der Finanzverwaltung, um den Versand von Dokumenten/Belegen vom Berater zum Finanzamt zu digitalisieren und zu standardisieren. Achtung: Die Telefonnummer in der Mitwirkung darf nur Ziffern und die Zeichen "+", "‐" und "/" enthalten! Leerschritte dürfen nicht enthalten sein! ( "Extras" ‐ "Einstellungen" ‐ "Mitwirkung") Um Belege an das Finanzamt per Elster nachzureichen, klicken Sie im bereits an das Finanzamt versendeten Steuerfall auf "Abgeben" und anschließend auf "Unterlagen nachreichen": Im folgenden Fenster wählen Sie "Nur ausgewählte Aufstellungen einreichen" aus und klicken dann auf "Weiter": Anschließend werden Ihnen auf der rechten Seite bereits von tax erstellte Anlagen angeboten, die Sie einfach in den mittleren Bereich ziehen können. Alternativ ziehen Sie genauso PDF‐Dateien von Ihrem Speicherort auf dem PC auf diesen Bereich oder klicken hierzu auf "PDF‐Dateien einfügen". Seite 13 von 23 Stand: 18.10.2023 Klicken Sie nach dem Hinzufügen aller gewünschten Dateien auf "Weiter". In der folgenden Ansicht wird Ihnen ein fertiges Begleitschreiben mit den von Ihnen hinzugefügten Belegen angeboten. Das Begleitschreiben kann jederzeit noch bearbeitet werden. Wählen Sie dann Ihr ELSTER‐Zertifikat aus, geben Ihre E‐Mail‐Adresse ein und klicken zum Schluss auf "Jetzt senden": Das Elster‐Protokoll der nachgereichten Unterlagen wird dann auch unter "Abgeben" mit angezeigt: Seite 14 von 23 Stand: 18.10.2023 9. Bescheidabruf Beachten Sie hierzu auch den Musterfall "Elektronischer Steuerbescheid" im Programm. Wichtig: Geben Sie unbedingt vor dem Elster‐Versand die Mitgliedsnummer bei den persönlichen Angaben an (nutzen Sie hierzu am besten immer den ALH Export – die Mitgliedsnummer wird dann automatisch ausgefüllt). Diese wird dann in die E‐Mail von Elster über die Benachrichtigung, dass der elektronische Bescheid zur Verfügung steht, übernommen. Sie haben sonst keinerlei Infos in der E‐Mail, welches Mitglied betroffen ist. Öffnen Sie nach Erhalt der E‐Mail von Elster den Fall und gehen unter "Nachbearbeitung" auf "Steuerbescheid herunterladen und prüfen": Nachdem Sie den Steuerbescheid heruntergeladen haben, können Sie mit Klick auf "Weiter" den Bescheid prüfen: Die Erläuterungen vom Finanzamt finden Sie hier. Seite 15 von 23 Stand: 18.10.2023 10. Einspruch per Elster Um einen Einspruch per Elster einzulegen, laden Sie den Bescheid herunter (siehe Punkt "Bescheidabruf") und klicken auf die Zeile mit der Abweichung. Mit Klick auf "Dagegen Einspruch einlegen" können Sie die Begründung für den Einspruch hinterlegen: Nachdem Sie alle Begründungen erfasst und gespeichert haben, klicken Sie auf "Weiter zu Einspruch einlegen": Anschließend wählen Sie den Versand per Elster aus und klicken dann auf "Weiter zu Einspruch versenden": Im folgenden Fenster sehen Sie die Vorschau des Übertragungsprotokolls und Sie können den Einspruch per Elster versenden. Seite 16 von 23 Stand: 18.10.2023 11. Digitale Schreiben per Elster‐Versand Über den Programmpunkt "Extras" – "Digitale Schreiben" können Sie auch digitale Schreiben per Elster an das Finanzamt senden. Die übermittelten Schreiben können dann jederzeit über "Extras" – "Versendete Schreiben" aufgerufen werden. Seite 17 von 23 Stand: 18.10.2023 12. Formularmodul ‐ ALH Musterschreiben Die Musterschreiben können direkt aus dem Programm aufgerufen werden. Bei Änderungen (z. B. Mustereinspruch) muss lediglich eine Aktualisierung über einen Link erfolgen. a. Download der Musterschreiben Starten Sie tax und rufen Sie dann die Musterschreiben über die Schaltfläche in der Symbolleiste auf: Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts auf . Es erscheint ein neues Fenster. Klicken Sie hier oben in der Symbolleiste auf den Eintrag "ALH Vorlagen": Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts auf oder ziehen das Fenster größer. Rufen Sie dann im angezeigten Fenster links unten über "Weitere Funktionen" den Link "Download der ALH Vorlagen und Textbausteine" zum Herunterladen der Musterschreiben auf: Bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja": Nach dem Download werden Ihnen die ALH Musterschreiben angezeigt. Wenn Sie über den Download‐Link die Musterschreiben erneut herunterladen, werden Ihre ggf. bereits vorhandenen ALH‐Musterschreiben überschrieben/aktualisiert (soweit die Dateinamen identisch sind). Sollten Sie daher die Information erhalten, dass ein neuer Stand der ALH‐Musterschreiben zum Download bereitsteht, können Sie durch erneutes Klicken des Download‐Links Ihre ALHMusterschreiben aktualisieren. Seite 18 von 23 Stand: 18.10.2023 b. Anpassung der Variablen Wenn Sie die Musterschreiben noch nicht geöffnet haben, starten Sie bitte tax und rufen Sie dann die Musterschreiben über die Schaltfläche in der Symbolleiste auf: Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts oben auf . Rufen Sie dann über die Symbolleiste des Fensters die "ALH Textbausteine" auf: Sollte das Symbol nicht sichtbar sein, klicken Sie bitte rechts auf oder ziehen das Fenster größer. Hinweis: Die Textbausteine werden nur angezeigt, wenn Sie zuvor die ALH‐Musterschreiben heruntergeladen haben (siehe "Download der Musterschreiben"). Die Textbausteine müssen Sie nun mit Ihren Daten befüllen. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den jeweiligen Variablen‐Namen, z. B. "BSTAnrede". Es erscheint dann ein neues Fenster, bei dem Sie im Eingabefeld "Wert" den Inhalt dieser Variable bestimmen können: Jetzt befüllen Sie nacheinander alle angezeigten Variablen mit Ihren persönlichen Werten. c. Anpassung der allgemeinen Stammdaten Neben den speziell für die ALH‐Musterschreiben angelegten Variablen nutzen die ALHMusterschreiben zusätzlich die allgemeinen Stammdaten zur mitwirkenden Person bei der Steuererklärung. Dazu rufen Sie über das Menü "Extras" den Eintrag "Einstellungen" auf. Wählen Sie hier das Symbol "Mitwirkung" und füllen Sie nun die Felder entsprechend den Vorgaben aus: Seite 19 von 23 Stand: 18.10.2023 Ihre Bankverbindung und Internetseite geben Sie auf der Registerkarte "Weitere Angaben" ein (diese Daten werden auch in die Musterschreiben übernommen). Mit dem Button "OK" bestätigen Sie Ihre Eingaben. Wichtig: Unter Vorname muss "Aktuell" bzw. "Altbayerischer" stehen, unter Nachname "Lohnsteuerhilfe e.V." Der "Vorname" wird u. a. für die Musterschreiben übernommen. Seite 20 von 23 Stand: 18.10.2023 Exkurs ‐ Besonderheit: Lohnsteuerhilfe e. V. anstatt Lohnsteuerhilfeverein e. V., weil sonst der Fall nicht per Elster versendet werden kann: d. Anwendung der Musterschreiben Starten Sie bitte tax und öffnen Sie eine Steuererklärung. Rufen Sie dann die Musterschreiben über die Schaltfläche in der Symbolleiste auf: Klicken Sie anschließend oben in der Symbolleiste auf den Eintrag "ALH Vorlagen": Seite 21 von 23 Stand: 18.10.2023 Durch Klick auf das gewünschte Schreiben erscheinen Eingabefenster, in denen Sie u. a. den Empfänger und den Absender auswählen können: Bestätigen Sie jeweils mit "Weiter" Ihre Eingaben. Seite 22 von 23 Stand: 18.10.2023 Im folgenden Fenster können bei Bedarf noch weitere Angaben gemacht werden: Mit Klick auf "Weiter" erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie den vorgeschlagenen Dateinamen und den Speicherort (Verzeichnis) ändern können: Wählen Sie als Speicherort den Mitgliedsordner und VZ aus. (siehe hierzu "Speicherort") Seite 23 von 23 Stand: 18.10.2023 Mit Klick auf "Jetzt erstellen" erscheint der Hinweis, dass das Schreiben vom Programm erzeugt wurde: Wenn Sie diesen Hinweis erneut mit "OK" bestätigen, wird das Schreiben in der Textverarbeitung angezeigt, so dass Sie dieses noch bearbeiten und anschließend drucken können: e. Gespeicherte Schreiben Benötigen Sie ein erzeugtes Schreiben später wieder, so können Sie dieses Schreiben mit jedem Schreibprogramm, das DOCX‐Dateien öffnen kann, lesen, ändern oder drucken (z. B. mit LibreOffice, einer kostenlosen Office‐Software). Bitte beachten Sie, dass die Schreiben nur in Microsoft Word komplett korrekt angezeigt werden. Sie können dies entweder aus dem tax‐Programm machen: Oder über z. B. Word: Den Pfad haben Sie selbst bereits eingestellt (siehe Punkt "Speicherort")
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